Erste Schritte

Du hast ein managed Nextcloud bei server.camp bestellt – herzlichen Glückwunsch! Nextcloud ist die DSGVO-konforme Alternative zu Google Drive und Dropbox: Dateien speichern, synchronisieren und teilen – auf deiner eigenen Infrastruktur in Deutschland. Diese Anleitung richtet sich an Freelancer und kleine bis mittlere Unternehmen, die ihre Dokumente sicher in der eigenen Cloud verwalten wollen.

Nextcloud ist eine Open-Source-Cloud-Plattform, mit der du Dateien sicher speichern, synchronisieren und teilen kannst – auf deutscher Server-Infrastruktur und vollständig DSGVO-konform. Nextcloud ist weit mehr als nur ein Dateispeicher: Mit Apps für Kalender, Kontakte, Office-Bearbeitung, Aufgabenverwaltung und Videokonferenzen wird Nextcloud zu deiner zentralen Arbeitsplattform.

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Viele KMU nutzen Google Drive oder Dropbox für die Dateiverwaltung – praktisch, aber problematisch: Unternehmensdaten liegen auf Servern in den USA, unterliegen dem US-CLOUD-Act und sind bei Sicherheitsvorfällen schwer zurückzuholen.

Nextcloud bietet dieselbe Benutzerfreundlichkeit, aber vollständig unter deiner Kontrolle: Alle Daten bleiben in Deutschland, du weißt genau, wer Zugriff hat, und du bist nicht von den Geschäftsbedingungen eines US-Konzerns abhängig.

Typische Einsatzszenarien im KMU:

• Gemeinsame Dateiablage für das Team – statt E-Mail-Anhänge hin- und herzuschicken
• Sichere Freigabe für Kunden – Ordner mit Ablaufdatum und Passwort teilen
• Synchronisation zwischen Büro-PC, Laptop und Mobilgerät
• Kollaboratives Bearbeiten von Office-Dokumenten im Browser (mit Collabora Online)
• Kalender und Kontakte zentral im Team teilen – CalDAV/CardDAV-kompatibel
• Projekt-Ordner mit klar definierten Zugriffsrechten pro Gruppe
• Backup-Ziel für wichtige Daten aus anderen Systemen

Nach der Bereitstellung deiner Nextcloud-Instanz erhältst du eine E-Mail mit deinen Zugangsdaten. Melde dich über die Weboberfläche an. Du landest auf dem Dashboard, das dir einen Überblick über letzte Aktivitäten, anstehende Termine und aktuelle Dateien gibt.

Dashboard personalisieren

Über das Zahnrad-Symbol auf dem Dashboard kannst du Widgets ein- und ausblenden. Zeige dir nur das an, was du wirklich brauchst – etwa anstehende Kalendertermine, letzte Dateiänderungen oder zugewiesene Aufgaben.

Um Dateien automatisch zwischen deinen Geräten zu synchronisieren, installiere die Nextcloud-Clients:

• Desktop: Nextcloud Desktop Client für Windows, macOS und Linux
• Mobil: Nextcloud-App für iOS und Android

Gib beim Einrichten des Clients die URL deiner Nextcloud-Instanz ein und melde dich mit deinen Zugangsdaten an. Die Synchronisation startet automatisch.

Selektive Synchronisation

Du musst nicht alle Ordner auf jedes Gerät synchronisieren. Im Desktop-Client kannst du unter den Kontoeinstellungen gezielt auswählen, welche Ordner lokal verfügbar sein sollen. Das spart Speicherplatz, besonders auf Laptops mit kleiner SSD.

Nextcloud unterstützt WebDAV – damit kannst du Nextcloud wie ein Netzlaufwerk einbinden:

• Windows: Im Datei-Explorer “Netzlaufwerk verbinden” → WebDAV-URL eintragen
• macOS: Finder → “Mit Server verbinden” → https://deine-nextcloud.de/remote.php/dav/files/benutzername/

Unter Einstellungen → Persönliche Informationen kannst du dein Profil vervollständigen:

• Profilbild hochladen
• Anzeigename und E-Mail-Adresse prüfen
• Sprache und Zeitzone einstellen
• Benachrichtigungseinstellungen anpassen

Unter Einstellungen → Sicherheit kannst du die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktivieren. Wir empfehlen dringend, 2FA für alle Benutzerkonten zu aktivieren, insbesondere für Admin-Accounts.

Unterstützte 2FA-Methoden

Nextcloud unterstützt verschiedene 2FA-Methoden, darunter TOTP-Apps (z. B. Aegis, Google Authenticator, Microsoft Authenticator) und WebAuthn/FIDO2-Sicherheitsschlüssel. TOTP-Apps sind für die meisten Nutzer der einfachste Einstieg.

Statt dein Hauptpasswort in Drittanbieter-Apps einzugeben, erstelle unter Einstellungen → Sicherheit → Geräte & Sitzungen ein App-Passwort. So kannst du den Zugriff einzelner Geräte jederzeit widerrufen, ohne dein Hauptpasswort ändern zu müssen.

Eine durchdachte Ordnerstruktur spart langfristig viel Zeit. Hier einige Empfehlungen je nach Zielgruppe:

Freelancer:

📁 Kunden/
   📁 Kundenname A/
      📁 Projekte/
      📁 Rechnungen/
      📁 Verträge/
📁 Buchhaltung/
📁 Vorlagen/
📁 Persönlich/

KMU / Agentur:

📁 01_Kunden/
📁 02_Intern/
   📁 Personal/
   📁 Finanzen/
   📁 Vorlagen/
📁 03_Projekte/
📁 04_Marketing/
📁 05_Archiv/

Verein:

📁 Vorstand/
   📁 Protokolle/
   📁 Satzung/
📁 Mitglieder/
📁 Veranstaltungen/
   📁 2026/
📁 Finanzen/
📁 Öffentlichkeitsarbeit/
📁 Fotos/

Nummerierung für feste Sortierung

Nummeriere deine Hauptordner (01_, 02_, …), um eine feste Reihenfolge zu erzwingen. So bleiben die wichtigsten Ordner immer oben, unabhängig von der alphabetischen Sortierung.

Teile Ordner mit Gruppen, statt mit einzelnen Nutzern. So kannst du Berechtigungen zentral verwalten: Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, entfernst du ihn einfach aus der Gruppe – er verliert automatisch den Zugriff auf alle freigegebenen Ordner.

Di Benutzer- und Gruppenverwaltung findest du unter Einstellungen → Benutzer. Hier kannst du neue Nutzer anlegen, Gruppen erstellen und die Mitgliedschaft verwalten.

Wenn du Dateien oder Ordner teilst, nutze die verfügbaren Sicherheitsoptionen:

• Passwortschutz für externe Freigabelinks setzen
• Ablaufdatum definieren, damit Links nicht unbegrenzt gültig sind
• Berechtigungen einschränken: Nur Lesen, Hochladen erlauben oder auch Bearbeitung zulassen – je nach Bedarf

Freigaben regelmäßig überprüfen

Unter Dateien → Freigaben findest du eine Übersicht aller aktiven Freigaben. Prüfe regelmäßig (z.B. monatlich), ob alle Freigaben noch aktuell sind, und entferne solche, die nicht mehr benötigt werden.

Nextcloud speichert automatisch ältere Versionen deiner Dateien. Wenn du versehentlich eine Datei überschreibst, kannst du über das Drei-Punkte-Menü einer Datei auf Versionen klicken und eine frühere Version wiederherstellen. Gelöschte Dateien landen im Papierkorb und können dort wiederhergestellt werden.

Nextcloud lässt sich über Apps erheblich erweitern. Die folgenden Apps sind bei server.camp getestet und empfohlen. Du kannst sie direkt über Profilbild → Apps installieren und aktivieren.

Bei server.camp ist Nextcloud Office mit Collabora Online bereits vorinstalliert und konfiguriert. Damit kannst du Textdokumente, Tabellen und Präsentationen direkt im Browser erstellen und gemeinsam bearbeiten – ein vollwertiger Ersatz für Google Docs oder Microsoft 365.

Vorlagen nutzen

Lege in einem Ordner „Vorlagen" deine häufig genutzten Dokumentvorlagen (Angebote, Rechnungen, Protokolle, Briefköpfe) ab. In Nextcloud Office kannst du beim Erstellen neuer Dokumente direkt auf diese Vorlagen zugreifen.

Deck ist ein Kanban-Board für Aufgaben- und Projektmanagement. Du kannst Boards mit Listen und Karten erstellen, Aufgaben zuweisen, Fristen setzen und Dateien anhängen.

Nutzen für Freelancer: Projekte und To-Dos pro Kunde im Blick behalten. Nutzen für KMU: Teamaufgaben transparent verwalten, ohne ein zusätzliches Tool wie Trello oder Asana zu benötigen. Nutzen für Vereine: Veranstaltungsplanung mit Aufgabenverteilung an verschiedene Ehrenamtliche.

Nextcloud Talk ermöglicht Text-Chat, Audio- und Videoanrufe sowie Bildschirmfreigabe – direkt in Nextcloud, ohne externe Tools.

Performance bei Videokonferenzen

Für Videokonferenzen mit vielen Teilnehmern (mehr als 4–5 Personen gleichzeitig) empfehlen wir das Corporate-Paket, das ein High-Performance-Backend für Talk enthält.

Die Kalender-App bietet persönliche und geteilte Kalender mit vollständiger CalDAV-Unterstützung. Du kannst Termine erstellen, Erinnerungen setzen und Kalender mit deinem Smartphone oder Desktop-Client (z. B. Thunderbird, Apple Kalender) synchronisieren.

Praxis-Tipps:

• Erstelle separate Kalender für verschiedene Bereiche (z. B. „Kundentermine", „Intern", „Privat")
• Nutze die Terminbuchung, damit Kunden oder Externe freie Zeitslots bei dir buchen können
• Importiere bestehende Kalender aus Google Calendar oder Outlook als .ics-Datei

Kalender vom Smartphone synchronisieren

Verwende auf Android die App DAVx⁵ und auf iOS die integrierte CalDAV/CardDAV-Unterstützung unter Einstellungen → Accounts, um Kalender mit deinem Smartphone zu synchronisieren.

Die Kontakte-App verwaltet deine Adressbücher mit CardDAV-Unterstützung. Kontakte werden automatisch mit deinen E-Mail- und Kalender-Funktionen verknüpft.

Nutzen für Freelancer: Kundenkontakte zentral pflegen und geräteübergreifend synchronisieren. Nutzen für KMU: Gemeinsames Adressbuch für das gesamte Team. Nutzen für Vereine: Mitgliederverzeichnis als geteiltes Adressbuch führen.

Kontakte vom Smartphone synchronisieren

Verwende auf Android die App DAVx⁵ und auf iOS die integrierte CalDAV/CardDAV-Unterstützung unter Einstellungen → Accounts, um Kontakte mit deinem Smartphone zu synchronisieren.

Die Mail-App ist ein Webmail-Client, der direkt in Nextcloud integriert ist. Du kannst beliebige E-Mail-Konten per IMAP/SMTP anbinden und E-Mails im gleichen Interface lesen und schreiben, in dem du auch deine Dateien und Kalender verwaltest.

Kein Ersatz für einen Mailserver

Die Mail-App ist ein Client – sie stellt selbst keinen E-Mail-Server bereit. Du benötigst weiterhin einen E-Mail-Provider (z. B. deinen bestehenden Anbieter). Im Business- und Corporate-Paket bietet server.camp optional einen eigenen Mailserver an.

Erstelle Umfragen, Feedback-Formulare oder Anmeldeformulare direkt in Nextcloud – eine datenschutzfreundliche Alternative zu Google Forms.

Nutzen für Freelancer: Kundenfeedback einholen. Nutzen für KMU: Interne Umfragen und Bestellformulare. Nutzen für Vereine: Anmeldung zu Veranstaltungen, Abstimmungen über Vereinsangelegenheiten.

Mit Group Folders lassen sich Ordner erstellen, die bestimmten Benutzergruppen gehören und nicht an einzelne Nutzerkonten gebunden sind. Das ist ideal für Teamordner, die unabhängig von einzelnen Personen bestehen bleiben sollen.

Gruppenordner statt persönlicher Freigaben

Für dauerhaft geteilte Teamdaten (Vorlagen, Dokumentationen, Projektdateien) sind Gruppenordner besser geeignet als persönliche Freigaben. Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen oder ein Mitglied den Verein verlässt, bleiben die Daten im Gruppenordner erhalten.

Memories verwandelt Nextcloud in eine Fotogalerie mit Timeline-Ansicht, Alben und intelligenter Organisation – eine selbst gehostete Alternative zu Google Fotos.

Nutzen für Vereine: Event-Fotos zentral sammeln, in Alben organisieren und mit Mitgliedern teilen.

Workflow: Angebot bis Rechnung

Nutze die Ordnerstruktur Kunden → Kundenname → Projekte/Verträge/Rechnungen und lege dir Vorlagen für Angebote und Rechnungen in Nextcloud Office an. So hast du alles an einem Ort und kannst Dokumente bei Bedarf direkt per Freigabelink an den Kunden senden.

Onboarding-Ordner anlegen

Erstelle einen Gruppenordner „Onboarding" mit allen relevanten Informationen für neue Teammitglieder: Willkommensdokument, IT-Checkliste, Zugangsinformationen, Prozessbeschreibungen und Vorlagen. So hat jeder Neue vom ersten Tag an Zugriff auf alles Wichtige.

Eigene Domain und SSO

Ab dem Business-Paket kannst du deine eigene Domain (z. B. cloud.deinefirma.de) verwenden. Im Corporate-Paket ist zusätzlich Single Sign-On (SSO) verfügbar, sodass sich Mitarbeitende mit ihren bestehenden Firmen-Accounts anmelden können. Mehr dazu findest du unter Eigene Domain.

Upload-Ordner für Event-Fotos

Erstelle vor einem Event einen Ordner und teile ihn als „Datei-Drop" (nur Hochladen). Teilnehmer können über den Link ihre Fotos hochladen, ohne andere Dateien zu sehen. Nach dem Event kannst du die Fotos in ein Memories-Album sortieren und für alle Mitglieder freigeben.

Vereinsverwaltung mit Deck

Nutze Deck-Boards für die Veranstaltungsplanung: Erstelle Karten für jede Aufgabe (Location buchen, Catering organisieren, Einladungen versenden) und weise sie den zuständigen Ehrenamtlichen zu. So behalten alle den Überblick, wer was bis wann erledigen muss.

Nach der Installation des Desktop-Clients wähle aus, welche Ordner synchronisiert werden sollen. Die Synchronisation läuft im Hintergrund – Änderungen werden automatisch hochgeladen und auf alle verbundenen Geräte übertragen.

Virtual Files (Windows & macOS)

Aktiviere im Desktop-Client die Option „Virtuelle Dateien". Dabei werden Dateien zunächst nur als Platzhalter angezeigt und erst beim Öffnen heruntergeladen. Das spart lokalen Speicherplatz und eignet sich besonders, wenn deine Nextcloud deutlich mehr Daten enthält als auf deinem Gerät Platz haben.

1. Klicke auf das Teilen-Symbol (Pfeil) neben einer Datei oder einem Ordner
2. Wähle Freigabelink erstellen
3. Konfiguriere optional: Passwort, Ablaufdatum, Berechtigungen (Lesen, Bearbeiten, Hochladen)
4. Kopiere den Link und sende ihn an den Empfänger

Datei-Drop für externe Uploads

Wenn du möchtest, dass Externe Dateien hochladen können, ohne den Ordnerinhalt zu sehen, nutze die Option „Datei-Drop (nur Hochladen)". Ideal für Kunden, die dir Unterlagen zusenden sollen, oder für Event-Teilnehmer, die Fotos beisteuern.

Nextcloud stellt Kalender und Kontakte über die Standardprotokolle CalDAV und CardDAV bereit. Dadurch können sie mit nahezu jeder Kalender- und Kontakte-App synchronisiert werden.

Die CalDAV/CardDAV-URLs findest du unter:

• Kalender: Einstellungen der Kalender-App → „Privater CalDAV-Link kopieren"
• Kontakte: Einstellungen der Kontakte-App → drei Punkte neben dem Adressbuch → „Kontakte-Link kopieren"

Einrichtung auf verschiedenen Plattformen:

• iOS: Einstellungen → Accounts → Account hinzufügen → Andere → CalDAV-/CardDAV-Account hinzufügen
• Android: DAVx⁵ installieren und Nextcloud-URL eintragen
• Thunderbird: Kalender hinzufügen → Netzwerkkalender → CalDAV-URL eingeben
• macOS: Systemeinstellungen → Internetaccounts → Anderen Account hinzufügen → CalDAV/CardDAV

Du kannst Nextcloud mit Paperless-ngx verbinden, um Dokumente direkt aus Nextcloud in Paperless-ngx zu importieren und dort zu archivieren und durchsuchen. Eine detaillierte Anleitung findest du unter Nextcloud-Integration für Paperless-ngx.

Wenn du Authentik für Single Sign-On nutzt, können sich deine Nutzer mit einem einzigen Account bei Nextcloud und anderen Diensten anmelden. Wende dich an den Support, wenn du SSO einrichten möchtest.

Für die zentrale Passwortverwaltung im Team empfehlen wir Vaultwarden als eigenständigen Passwort-Manager. Vaultwarden bietet umfangreiche Funktionen wie Organisationen, Passwort-Sharing und Browser-Integration, die über die Möglichkeiten der Nextcloud-internen Passwords-App hinausgehen.

Dateien einfach an Nextcloud senden

Richte in der Mail-App eine Regel ein, konfiguriere WEBDAV in die Nextcloud auf deinem Scanner oder nutze den Freigabe-Upload-Link, um Dokumente schnell in deiner Nextcloud zu speichern.

Dateibenennung einheitlich halten

Einigt euch im Team auf eine einheitliche Dateibenennungskonvention, z. B. JJJJ-MM-TT_Kundenname_Dokumenttyp.pdf. Das erleichtert die Suche und Sortierung enorm.

Benachrichtigungen gezielt nutzen

Unter Einstellungen → Aktivität kannst du festlegen, über welche Ereignisse du per E-Mail oder Push-Nachricht informiert werden möchtest. Schalte unnötige Benachrichtigungen ab, um nicht überflutet zu werden, aber behalte wichtige Trigger (z. B. „Datei in Gruppenordner geändert") aktiv.

Weboberfläche als Lesezeichen

Speichere die URL deiner Nextcloud als Lesezeichen oder pinne sie als Tab in deinem Browser. So hast du deine Cloud immer griffbereit.

• Nextcloud-Benutzerhandbuch – offizielle Dokumentation
• Nextcloud-Client Downloads – Desktop- und Mobile-Apps
• server.camp Support – bei Fragen sind wir persönlich für dich da