Erste Schritte

Du hast ein managed Paperless-ngx bei server.camp bestellt – herzlichen Glückwunsch! Damit hast du den ersten Schritt zum papierlosen Büro gemacht. Diese Anleitung ist speziell für kleine und mittlere Unternehmen geschrieben: Ob Handwerksbetrieb, Agentur, Kanzlei oder Verein – hier erfährst du, wie du Paperless-ngx so einrichtest, dass es deinen Alltag wirklich erleichtert.

In vielen KMU sieht der Alltag noch so aus: Eingangsrechnungen liegen in Ordnern, Verträge stecken in verschiedenen Schubladen, und wenn das Finanzamt einen Beleg von vor drei Jahren sehen will, beginnt die große Suche. Paperless-ngx löst genau dieses Problem.

Typische Einsatzszenarien im KMU:

• Eingangsrechnungen digitalisieren und per Volltextsuche wiederfinden – statt Ordner nach Ordner durchzublättern
• Verträge zentral ablegen, sodass Geschäftsführung, Buchhaltung und betroffene Abteilung gleichermaßen zugreifen können
• Eingangspost scannen und automatisch dem richtigen Mitarbeiter oder der richtigen Abteilung zuweisen
• Personalakten mit feingranularen Berechtigungen verwalten – sichtbar nur für HR und Geschäftsführung
• Lieferscheine, Angebote, Auftragsbestätigungen im Tagesgeschäft schnell wiederfinden
• Steuerrelevante Belege über die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen hinweg sicher archivieren

Paperless-ngx erkennt dank OCR den Text in gescannten Dokumenten, speichert sie im langzeitstabilen PDF/A-Format und macht alles per Volltextsuche auffindbar. Im Unterschied zu teuren proprietären DMS-Lösungen bist du dabei nicht an einen Anbieter gebunden – deine Dokumente liegen als normale Dateien auf dem Server und über den Webdav-Export kannst du dir jederzeit deine Dokumente exportieren.

Wenn du bisher mit Windows-Ordnern oder physischen Aktenordnern gearbeitet hast, ist das Grundprinzip von Paperless-ngx zunächst ungewohnt: Es gibt keine verschachtelten Ordner. Stattdessen organisierst du Dokumente über Metadaten:

• Korrespondent – der Absender oder Empfänger (z. B. “Lieferant Müller GmbH”, “Finanzamt Köln”)
• Dokumententyp – die Art des Dokuments (z. B. “Eingangsrechnung”, “Vertrag”)
• Tags – beliebig viele Schlagwörter (z. B. “Projekt Neubau”, “Steuer 2025”, “Buchhaltung”)
• Erstellungsdatum – das Datum des Dokuments (nicht das Scan-Datum)
• Benutzerdefinierte Felder – individuelle Zusatzinformationen (z. B. Rechnungsnummer, Vertragslaufzeit, Kostenstelle)
• Archiv-Seriennummer (ASN) – verknüpft das physische Original mit dem digitalen Dokument

Warum keine Ordner?

Der entscheidende Vorteil: Eine Eingangsrechnung vom Lieferanten Müller ist eindeutig dem Korrespondenten zugewiesen und kann gleichzeitig die Tags “Projekt Neubau”, “Buchhaltung” und “Steuer 2025” tragen. In einer Ordnerstruktur müsstest du dich entscheiden, wo diese Rechnung abgelegt wird – oder Kopien anlegen. In Paperless-ngx findest du sie über jeden dieser Wege.

Korrespondenten bilden ab, von wem ein Dokument stammt oder an wen es geht. Im KMU-Kontext sind das typischerweise:

Beispiele für sinnvolle Korrespondenten:

• Lieferanten: “Büro Schmitt GmbH”, “Stahlhandel Weber”
• Kunden: “Kunde Meier AG”, “Kunde Schmidt & Co.”
• Behörden: “Finanzamt Köln”, “IHK Düsseldorf”, “Berufsgenossenschaft”
• Versicherungen: “Allianz”, “Signal Iduna”
• Banken: “Sparkasse Köln”, “Volksbank”
• Versorger: “Stadtwerke Köln”, “Telekom”, “Vodafone”
• Dienstleister: “Steuerberater Schulz”, “Rechtsanwalt Fischer”

Praxistipps

• Verwende den offiziellen Firmennamen, nicht Abkürzungen – so finden auch Kolleginnen und Kollegen das Richtige.
• Lege nicht zu viele Varianten an: “Deutsche Telekom” reicht, du brauchst keine separaten Einträge für Mobilfunk und Festnetz. Diese Unterscheidung kannst du über Tags lösen.
• Für Kunden als Korrespondenten: Überlege, ob das bei dir sinnvoll ist. Manche KMU legen nur Lieferanten/Absender als Korrespondenten an und nutzen für Kundenbezüge lieber Tags (z. B. Kunde: Meier AG), weil es bei vielen Kunden sonst schnell unübersichtlich wird.

Dokumententypen beschreiben die Art eines Dokuments – nicht das Thema. Halte diese Liste kurz und allgemein. In der Praxis bewähren sich etwa 10–15 Typen:

Praxistipp

Ein häufiger Fehler ist, Themen als Dokumententypen anzulegen (z. B. “Auto” oder “IT”). Das führt zu einer aufgeblähten Liste. Nutze stattdessen Tags für Themen und Dokumententypen nur für die Form des Dokuments.

Tags sind das flexibelste Werkzeug in Paperless-ngx. Ein Dokument kann beliebig viele Tags haben. Damit Tags auch bei 50+ Einträgen übersichtlich bleiben, empfehlen wir ein Farbsystem:

• Buchhaltung – steuerrelevant, geht an die Buchführung
• Geschäftsführung – Verträge, strategische Dokumente
• Einkauf – Lieferantenkorrespondenz, Bestellungen
• Vertrieb – Kundenangebote, Auftragsbestätigungen
• Personal / HR – Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen
• IT – Lizenzen, Wartungsverträge, Rechnungen IT-Dienstleister

• Fuhrpark – alles rund um Firmenwagen
• Immobilie – Mietvertrag, Nebenkosten, Instandhaltung
• Projekt: Neubau – projektbezogene Dokumente
• Versicherungen – Policen, Schadensmeldungen

• Steuer 2025 – Belege für die Steuererklärung des Geschäftsjahres
• Vorsteuerabzug – Eingangsrechnungen mit Vorsteuer
• Aufbewahrungspflichtig – markiert Dokumente mit gesetzlicher Aufbewahrungsfrist

• Inbox – neu, noch nicht gesichtet
• Zu zahlen – offene Rechnung, muss überwiesen werden
• Zu prüfen – muss von einer bestimmten Person freigegeben werden
• Archiviert – physisches Original abgelegt (siehe ASN-Labels)

Wichtig: Tags sind sehr individuell

Die obigen Beispiele sind Vorschläge auf Basis unserer Erfahrung. Überlege, welche Tags für deinen Betrieb wirklich sinnvoll sind. Lieber eine kurze Liste mit klaren Bedeutungen als 100 Tags, die niemand mehr überblickt.

Kombiniere Tags zu gespeicherten Ansichten, die auf dem Dashboard angezeigt werden. So sieht jeder Mitarbeiter beim Einloggen genau das, was für ihn relevant ist:

• “Posteingang” – filtert auf Tag Inbox, sortiert nach Erstellungsdatum
• “Offene Rechnungen” – filtert auf Tag Zu zahlen
• “Steuerbelege 2025” – filtert auf Tag Steuer 2025
• “Meine Abteilung” – filtert auf den Abteilungs-Tag des jeweiligen Nutzers

Im Geschäftsalltag will niemand jedes Dokument manuell verschlagworten. Paperless-ngx bietet drei Wege, Korrespondenten, Dokumententypen und Tags automatisch zuzuordnen:

Bei jedem Korrespondenten, Dokumententyp oder Tag kannst du ein Suchwort und einen Matching-Algorithmus hinterlegen. Wenn der OCR-erkannte Text eines neuen Dokuments das Suchwort enthält, wird die Zuordnung automatisch gesetzt.

Beispiel Korrespondent: “Stadtwerke Köln” bekommt den Matching-Text Stadtwerke Köln mit dem Algorithmus “Beliebig”. Jede Rechnung, auf der “Stadtwerke Köln” steht, wird automatisch zugeordnet.

Beispiel Tag: Der Tag “Vorsteuerabzug” bekommt den Matching-Text MwSt Umsatzsteuer USt "Mehrwertsteuer" mit dem Algorithmus “Beliebig”. Rechnungen, die einen dieser Begriffe enthalten, erhalten automatisch den Tag.

Algorithmen im Überblick:

• Beliebig (Any): Trifft zu, wenn mindestens eins der angegebenen Wörter vorkommt. Am vielseitigsten für den Einstieg.
• Alle (All): Trifft zu, wenn alle angegebenen Wörter im Dokument vorkommen. Nützlich, um Falschzuordnungen zu vermeiden.
• Exakt (Exact): Der gesamte Suchtext muss genau so im Dokument vorkommen.
• Regulärer Ausdruck: Für fortgeschrittene Nutzer, die komplexe Muster abgleichen wollen.

Paperless-ngx hat einen eingebauten KI-Algorithmus: Wenn du den Matching-Algorithmus auf “Auto” stellst, lernt ein neuronales Netz aus deinen bisherigen Zuordnungen. Nach 30–50 korrekt zugeordneten Dokumenten funktioniert das für wiederkehrende Geschäftsdokumente (Rechnungen, Kontoauszüge, etc.) meist zuverlässig.

Wichtig für den Geschäftsbetrieb

• Dokumente mit dem Tag Inbox werden vom Auto-Matching bewusst ignoriert. Erst wenn du den Tag entfernst (und damit die Zuordnung bestätigst), fließt das Dokument ins Training ein.
• Auto-Matching funktioniert gut für Zuordnungen, die sich aus dem Dokumenteninhalt ergeben: Bankname → Korrespondent, “Rechnung” → Dokumententyp. Für Status-Tags wie “Zu zahlen” oder “Zu prüfen” funktioniert es nicht, weil diese keinen inhaltlichen Bezug zum Dokument haben.
• Je mehr Dokumente korrekt klassifiziert sind, desto besser wird die Erkennung. In der Anfangsphase lohnt es sich, Dokumente sorgfältig manuell zu taggen.

Für komplexere Automatisierungen bietet Paperless-ngx Workflows. Damit kannst du Regeln definieren, die automatisch ausgeführt werden, wenn ein Dokument hinzugefügt oder geändert wird. Zum Beispiel:

• Wenn ein Dokument über einen Webdav-Ordner /buchhaltung/ hochgeladen wird, dann setze den Tag “Buchhaltung” und den Eigentümer “Frau Müller”.
• Wenn ein Dokument den Dokumententyp “Eingangsrechnung” erhält, dann füge den Tag “Zu zahlen” hinzu.
• Wenn ein Dokument den Tag “Vertrag” hat und der Korrespondent “Telekom” ist, dann setze den Speicherpfad “Verträge/Telekommunikation”.

Speicherpfade legen fest, wie Paperless-ngx deine Dokumente auf dem Dateisystem benennt und in Ordner sortiert. Das ist wichtig, wenn du auf die Dateien auch außerhalb von Paperless-ngx zugreifen möchtest – etwa über Nextcloud oder ein Backup-System.

Ein bewährtes Format, das sich an typischen betrieblichen Ablagestrukturen orientiert:

{correspondent}/{document_type}/{created_year}/{title}

Das ergibt zum Beispiel:

Stadtwerke Köln/Eingangsrechnung/2025/2025-01-15 Stromrechnung Januar.pdf
Steuerberater Schulz/Steuerdokument/2024/2024-08-20 Einkommensteuerbescheid 2023.pdf
Müller GmbH/Vertrag/2023/2023-03-01 Wartungsvertrag Heizung.pdf

Wenn mehrere Personen Paperless-ngx nutzen und du eine saubere Trennung auf dem Dateisystem möchtest:

{owner_username}/{correspondent}/{document_type}/{created_year}/{title}

Oder bei Nutzung von Abteilungs-Tags als Speicherpfad-Zuordnung:

• Pfad “Buchhaltung”: Buchhaltung/{correspondent}/{created_year}/{title}
• Pfad “Personal”: Personal/{correspondent}/{created_year}/{title}
• Pfad “Allgemein”: Allgemein/{correspondent}/{document_type}/{created_year}/{title}

Speziell für steuerrelevante Dokumente kann ein eigener Pfad sinnvoll sein:

Steuer/{created_year}/{correspondent}/{title}

So hast du auch auf Dateisystemebene alle Steuerbelege eines Jahres in einem Ordner beisammen – praktisch für den Export an den Steuerberater. Du kannst den Speicherpfad über Workflows automatisch setzen lassen, z.B. wenn ein Dokument den Tag “Steuer 2025” erhält, wird der Pfad auf Steuer/2025/{correspondent}/{title} gesetzt.

In einem KMU arbeiten mehrere Personen mit Paperless-ngx. Das Berechtigungssystem sorgt dafür, dass alle nur sehen, was sie sehen sollen.

Paperless-ngx verwaltet Benutzer und Gruppen unter Einstellungen → Benutzer & Gruppen. Die empfohlene Vorgehensweise:

1. Admin-Account anlegen (oder den bei der Bestellung erhaltenen verwenden). Dieser Account verwaltet Einstellungen, Workflows und Benutzer. Idealerweise nutzt du ihn nicht im Tagesgeschäft.
2. Gruppen anlegen, die deiner Unternehmensstruktur entsprechen, zum Beispiel “Geschäftsführung”, “Buchhaltung”, “Vertrieb”.
3. Benutzerkonten für Mitarbeitende erstellen und den passenden Gruppen zuweisen.

Jedes Dokument in Paperless-ngx hat einen Eigentümer und kann zusätzliche Ansichts- und Bearbeitungsrechte für bestimmte Benutzer oder Gruppen haben.

Praktische Beispiele:

• Eingangsrechnungen: Eigentümer ist die Buchhaltung, die Gruppe “Geschäftsführung” erhält Leserechte.
• Personalakten: Eigentümer ist HR, niemand sonst hat Zugriff (außer der Admin).
• Kundenverträge: Eigentümer ist der Vertrieb, Buchhaltung und Geschäftsführung erhalten Leserechte.

Per Workflow automatisieren: Du kannst Workflows einrichten, die automatisch den richtigen Eigentümer und die richtigen Berechtigungen setzen – basierend auf dem Import-Ordner, Tags oder dem Dokumententyp. So muss sich niemand manuell um Berechtigungen kümmern.

Wenn du bei server.camp ein Paperless-ngx Corporate nutzt, kannst du deine Mitarbeitenden zentral verwalten. Hierbei unterstützen wir den Open ID Connect Standard, sodass du Paperless-ngx problemlos in dein bestehendes Identitätsmanagement integrieren kannst.

Falls du noch kein zentrales Identitätsmanagement hast, aber trotzdem den Komfort von Single Sign-On nutzen möchtest, können wir dir ein Managed Authentik als benutzerfreundliche SSO-Lösung anbieten. Damit melden sich deine Mitarbeitenden einmal an und haben Zugriff auf Paperless-ngx und andere Dienste, ohne sich separate Passwörter merken zu müssen. Kontaktiere gerne unseren Support, wenn du SSO einrichten möchtest.

Der wichtigste Prozess im Alltag: Wie kommt ein Dokument vom Briefkasten (oder E-Mail-Postfach) ins System und wird korrekt abgelegt?

1. Inbox-Tag anlegen: Erstelle einen Tag Inbox und konfiguriere ihn so, dass er automatisch auf alle neuen Dokumente angewendet wird (unter Einstellungen).

2. Posteingang digitalisieren: Jemand im Büro (z. B. Empfang, Sekretariat, Büroassistenz) öffnet die Tagespost und scannt alles über den Scanner direkt in Paperless-ngx – entweder per WebDAV oder über eine Scanner-App. Digitale Eingangsrechnungen (PDF per E-Mail) können direkt hochgeladen oder per E-Mail-Regel automatisch abgeholt werden.

3. Dokumente sichten und zuordnen: Erstelle eine gespeicherte Ansicht “Posteingang” auf dem Dashboard. Eine verantwortliche Person geht diese regelmäßig durch – idealerweise täglich – und prüft:

• Ist der Korrespondent korrekt erkannt? (Oft stimmt er dank Auto-Matching bereits.)
• Stimmt der Dokumententyp?
• Welche Tags fehlen? (z. B. Abteilung, Projekt, Steuerrelevanz)
• Ist das Erstellungsdatum korrekt?
• Muss das physische Original aufbewahrt werden? → ASN vergeben (siehe nächster Abschnitt).
• Muss jemand aktiv werden? → Tag Zu zahlen oder Zu prüfen setzen.

4. Inbox-Tag entfernen: Sobald ein Dokument vollständig klassifiziert ist, den Inbox-Tag entfernen. Damit ist das Dokument “bearbeitet” und fließt ins Auto-Matching-Training ein.

Tipp für Teams

Wenn mehrere Personen den Posteingang bearbeiten, könnt ihr Paperless-ngx so konfigurieren, dass Dokumente über verschiedene Consume-Unterordner hochgeladen werden (/consume/empfang/, /consume/buchhaltung/) und per Workflow automatisch den richtigen Eigentümer und die richtigen Tags erhalten.

Auch im digitalen Büro gibt es Dokumente, die du im Original aufbewahren musst oder willst – notarielle Urkunden, Originalverträge mit Unterschrift, Baupläne. Die Archiv-Seriennummer (ASN) verbindet das physische Original mit dem digitalen Dokument.

1. Jedes aufzubewahrende Dokument bekommt eine fortlaufende Nummer (die ASN).
2. Du klebst ein Etikett mit einem Barcode auf die erste Seite des Dokuments.
3. Das Dokument wird der Reihe nach in einen Ordner geheftet – unabhängig vom Thema.
4. Beim Scannen erkennt Paperless-ngx den Barcode und trägt die ASN automatisch ein.

Wenn jemand das physische Original braucht: In Paperless-ngx suchen → ASN ablesen → im Ordner nachschlagen. Kein Suchen in verschiedenen Themenordnern, kein “Wo hat wer das abgeheftet?”.

Es gibt kostenlose Web-Tools, mit denen du ASN-Etiketten als QR-Code oder Barcode generieren und auf handelsübliche Etikettenbögen drucken kannst:

• Web-Generator (QR-Code): tobiasmaier.info/asn-qr-code-label-generator – direkt im Browser nutzbar
• Web-Generator (QR-Code/Code128): maksimkurb.github.io/asn-barcode-label-generator – unterstützt zusätzlich Code128-Barcodes

Praxistipp

Wähle Etiketten mit dem Zusatz “REV” (rückstandsfrei ablösbar). Und drucke gleich einen Vorrat – 2–3 Bögen reichen für mehrere hundert Dokumente.

Damit Paperless-ngx die ASN automatisch aus dem Barcode ausliest, muss die Barcode-Erkennung konfiguriert sein. Im Dashboard kannst du in den Einstellungen (“zahnradsymbol”) das Feature “ASN-Labels / Barcodes aktivieren” aktivieren.

Wenn die Erkennung aktiv ist, bietet sie einen weiteren Vorteil: Stapelverarbeitung. Du kannst einen ganzen Stapel Papier scannen, wobei jedes Dokument ein ASN-Etikett auf der ersten Seite hat. Paperless-ngx erkennt die Barcodes, trennt den Scan automatisch in einzelne Dokumente und weist jedem die richtige ASN zu.

• Lege neben dem Scanner einen Vorrat an ASN-Etiketten bereit.
• Hefte alle Dokumente fortlaufend nach ASN in Ordner ein – kein thematisches Sortieren nötig.
• Beschrifte volle Ordner mit dem ASN-Bereich (z. B. “Dokumente 001–200”).
• Lagere die Ordner an einem sicheren Ort. Du brauchst sie nur noch selten, weil du alles digital über Paperless-ngx suchst.

Deine server.camp Paperless-ngx-Instanz verfügt über einen integrierten WebDAV-Zugang. Damit kannst du Dokumente von nahezu jedem Gerät direkt in Paperless-ngx einspeisen. Der Webdav-Zugang entspricht dem Ordner consume/ in Paperless-ngx. Alle Dokumente, die du hier hochlädst, werden automatisch verarbeitet und landen im Posteingang (mit dem Inbox-Tag).

Weitere Details: Dokumentenimport per WebDAV

Der WebDAV-Zugang ermöglicht auch den Download deiner verarbeiteten Dokumente – ideal für lokale Backups oder die Weitergabe an den Steuerberater.

Weitere Details: Dokumentenexport per WebDAV

Viele KMU nutzen Nextcloud als zentrale Dateiverwaltung. Die Kombination mit Paperless-ngx ergibt ein mächtiges Duo: Nextcloud für die tägliche Zusammenarbeit an Dateien, Paperless-ngx für die strukturierte Archivierung und Volltextsuche.

Nextcloud-App “Integration Paperless”: Im Nextcloud App Store gibt es eine App, die im Datei-Kontextmenü eine Option hinzufügt, um Dokumente direkt an Paperless-ngx zu übergeben. So kann ein Mitarbeiter z. B. eine per E-Mail erhaltene Rechnung aus Nextcloud heraus mit einem Klick in Paperless-ngx zur Verarbeitung schicken.

Automatisch über einen Nextcloud-Ordner: Du kannst in Nextcloud einen Ordner anlegen (z. B. “Paperless Import”), der per WebDAV auf den Consume-Ordner von Paperless-ngx zeigt. Alles, was in diesen Ordner gelegt wird, holt Paperless-ngx automatisch ab. So können auch mobile Scanner-Apps, die in Nextcloud speichern, indirekt Paperless-ngx füttern.

Wenn Mitarbeitende auch ohne Paperless-ngx-Zugang auf archivierte Dokumente zugreifen sollen (z. B. auf der Baustelle, beim Kunden), kannst du die verarbeiteten Dokumente per WebDAV-Export in eine Nextcloud-Bibliothek synchronisieren. Da Paperless-ngx die Dokumente mit einer OCR-Textschicht versieht, sind sie auch in Nextcloud volltextdurchsuchbar.

Weitere Details: Nextcloud-Integration

Wenn du Paperless-ngx geschäftlich nutzt, spielen die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) eine Rolle. Hier eine Orientierung – die keine Rechtsberatung ersetzt.

Paperless-ngx speichert Dokumente im PDF/A-Format (langzeitstabil), behält immer das unveränderte Original und bietet ein Audit-Log, das alle Änderungen an Dokumenten protokolliert.

• Regelmäßige Backups deiner Paperless-ngx-Instanz sind essentiell. Bei server.camp sind Backups (bis 6 Monate zurück in die Vergangenheit) im Hosting enthalten.
• Löschungen vermeiden: Konfiguriere den Papierkorb so, dass gelöschte Dokumente nicht sofort endgültig entfernt werden. Kontaktiere uns, wenn du hier Unterstützung brauchst.
• Verfahrensdokumentation: Die GoBD fordern eine Beschreibung, wie dein DMS-Prozess funktioniert – vom Posteingang über die Digitalisierung bis zur Ablage. Diese Dokumentation muss kein Roman sein, sondern eine nachvollziehbare Beschreibung deines Vorgehens.
• Originale nicht vorschnell vernichten: Kläre mit deinem Steuerberater, welche Originale du nach dem Scannen vernichten darfst und welche du aufbewahren musst.

Paperless-ngx ist kein zertifiziertes GoBD-System. Es gibt auch keine offizielle “GoBD-Zertifizierung” – das Bundesfinanzministerium führt keine Whitelist konformer Systeme. Entscheidend ist, dass dein Gesamtprozess (Software + Organisation + Dokumentation) den Anforderungen genügt. Es gibt KMU, die Paperless-ngx nach Prüfung durch das Finanzamt erfolgreich einsetzen. Im Zweifel kannst du das Thema mit deinem Steuerberater besprechen.

Falls du Unterstützung bei der Einrichtung brauchst, Fragen zur Konfiguration hast oder eine der beschriebenen Integrationen umsetzen möchtest, erreichst du uns jederzeit unter support@server.camp. Wir helfen dir gerne!

Häufig gestellte Fragen zu Paperless-ngx findest du auch auf unserer Produktseite.