Erste Schritte

Du hast ein managed Seafile bei server.camp bestellt – herzlichen Glückwunsch! Seafile ist eine leistungsstarke Cloud-Speicherlösung, die vor allem durch ihre hohe Synchronisationsgeschwindigkeit und zuverlässige Dateiablage überzeugt. Diese Anleitung richtet sich an Freelancer, kleine bis mittlere Unternehmen und Vereine, die ihre Dateien sicher, schnell und DSGVO-konform zwischen mehreren Geräten und Mitarbeitenden synchronisieren wollen.

Viele Unternehmen nutzen Dropbox, OneDrive oder Google Drive – und geben damit die Kontrolle über ihre Daten ab. Seafile bietet dieselbe Synchronisations-Erfahrung, läuft aber komplett auf Infrastruktur in Deutschland und ist damit ein wichtiger Schritt in Richtung digitaler Souveränität.

Besonders geeignet ist Seafile für Szenarien, bei denen viele große Dateien schnell synchronisiert werden müssen – Seafile nutzt eine blockbasierte Synchronisation, die nur geänderte Teile einer Datei überträgt und dadurch deutlich effizienter ist als Konkurrenzlösungen.

Typische Einsatzszenarien:

• Datei-Synchronisation zwischen Büro, Homeoffice und Außendienst
• Gemeinsame Projektablage – alle Beteiligten arbeiten immer mit der aktuellen Version
• Großdatei-Synchronisation – CAD-Dateien, Videos, Grafikprojekte, Rohdaten
• Office-Dokumente gemeinsam bearbeiten – direkt im Browser über Collabora Online oder OnlyOffice
• Sichere Dateifreigabe für externe Partner mit Passwort und Ablaufdatum
• Automatisches Backup für wichtige Arbeitsordner
• Clientseitige Verschlüsselung für besonders sensible Bibliotheken (Schlüssel liegt nur beim Nutzer)

Das zentrale Element in Seafile ist die Bibliothek (Library) – ein Container für zusammengehörende Dateien, ähnlich einem obersten Ordner. Innerhalb einer Bibliothek gibt es ganz normale Ordner und Dateien.

Der Unterschied zu einem einfachen Ordner:

• Jede Bibliothek wird unabhängig synchronisiert
• Jede Bibliothek kann separat freigegeben werden
• Bibliotheken können optional clientseitig verschlüsselt werden (kein Zugriff ohne Passwort, auch nicht für Server-Admins)

Empfohlene Bibliotheks-Struktur für KMU:

Bibliotheken sinnvoll schneiden

Erstelle Bibliotheken nach dem Prinzip “gemeinsam bearbeitet = gemeinsame Bibliothek”. Da jede Bibliothek unabhängig synchronisiert und geteilt wird, solltest du nicht alles in eine einzige Bibliothek packen, sondern nach Zugriffsbedarf trennen. So synchronisieren Mitarbeitende nur die Bibliotheken, die sie tatsächlich brauchen.

Deine Seafile-Instanz soll nach deinem Unternehmen aussehen – nicht nach einer Standard-Installation. Du hast vollen Zugriff auf die Branding-Einstellungen.

1. Klicke oben rechts auf dein Profil-Symbol und dann auf Systemadministration
2. Navigiere im linken Menü zu Einstellungen
3. Unter Branding findest du:
   • Seitenname / Seitentitel – der Name, der im Browser-Tab und in der Oberfläche angezeigt wird (z. B. euer Firmenname oder “MeinVerein Cloud”)
   • Logo – wird in der Navigationsleiste angezeigt
   • Favicon – das kleine Icon im Browser-Tab
   • Login-Hintergrundbild – das Bild auf der Anmeldeseite

Bildformate für das Branding

Logo und Favicon sollten im PNG-Format mit transparentem Hintergrund vorliegen. Das Login-Hintergrundbild sollte im JPEG-Format mit einer Breite von mindestens 2000 Pixeln hochgeladen werden, damit es auch auf großen Monitoren gut aussieht.

Über Einstellungen → Angepasstes CSS in der Systemadministration kannst du die Farben des Frontends an eure Corporate Identity anpassen.

Statt CSS manuell zu schreiben, kannst du unseren Seafile Custom CSS Theme Generator nutzen:

1. Öffne server.camp/seafile-custom-css/
2. Wähle deine Primärfarbe (eure Unternehmensfarbe)
3. Wähle die Textfarbe (Schwarz oder Weiß – je nach Kontrast zur Primärfarbe)
4. Wähle deine Seafile-Version und das Theme
5. Kopiere den generierten CSS-Code
6. Füge ihn in deiner Seafile-Instanz unter Systemadministration → Einstellungen → Angepasstes CSS ein
7. Klicke auf Speichern

CSS und Updates

Der generierte CSS-Code überschreibt die Standard-Farben der Seafile-Oberfläche. Nach einem Seafile-Update kann es vorkommen, dass sich CSS-Klassen ändern und Anpassungen neu generiert werden müssen. In diesem Fall einfach den Generator erneut verwenden.

Seafile bei server.camp wird mit OnlyOffice oder Collabora Online (der Cloud-Version von LibreOffice) ausgeliefert. Damit kannst du Office-Dokumente direkt im Browser öffnen, bearbeiten und gemeinsam mit anderen in Echtzeit daran arbeiten – ohne dass du lokal eine Office-Software installiert haben musst.

OnlyOffice eignet sich besser für die Microsoft-Office-Formate (.docx, .xlsx, .pptx), während Collabora Online mehr Fokus auf die OpenDocument-Formate (.odt, .ods, .odp) legt.

1. Klicke in deiner Bibliothek auf eine Office-Datei
2. Die Datei öffnet sich automatisch im Collabora-Online-Editor im Browser
3. Bearbeite das Dokument – Änderungen werden automatisch gespeichert
4. Wenn mehrere Personen die gleiche Datei öffnen, seht ihr die Änderungen der anderen in Echtzeit

Gemeinsam arbeiten

Die Online-Bearbeitung funktioniert auch über Freigabelinks: Wenn du einen Ordner mit Schreibrechten teilst, können die Empfänger Dokumente direkt im Browser öffnen und bearbeiten. So können z. B. Kunden oder externe Partner ein Dokument reviewen und Kommentare hinterlassen, ohne Seafile-Account oder lokale Software.

Kompatibilität mit Microsoft Office

Collabora Online basiert auf LibreOffice und bietet eine gute Kompatibilität mit Microsoft-Office-Formaten (.docx, .xlsx, .pptx). Bei sehr komplexen Formatierungen, Makros oder speziellen Schriftarten kann es vereinzelt zu Darstellungsunterschieden kommen. Wenn du regelmäßig Dokumente mit externen Partnern austauschst, die Microsoft Office nutzen, empfiehlt es sich, die Formatierung bei der Erstellung einfach zu halten oder im finalen Schritt lokal in Microsoft Office zu prüfen.

Neben Office-Dokumenten bietet Seafile auch einen integrierten Markdown-Editor für .md-Dateien. Ideal für technische Dokumentationen, Meeting-Notizen oder persönliche Notizen – direkt in Seafile, ohne zusätzliche App.

1. Lade den Seafile Desktop-Client von seafile.com/download herunter (verfügbar für Windows, macOS und Linux)
2. Installiere und starte den Client
3. Klicke auf “Konto hinzufügen” und gib ein:
   • Server-Adresse: die URL deiner Seafile-Instanz (steht in der Willkommens-E-Mail)
   • Benutzername und Passwort
4. Nach dem Login siehst du eine Liste aller verfügbaren Bibliotheken
5. Klicke auf die Bibliotheken, die du synchronisieren möchtest, und wähle den lokalen Zielordner

Die Synchronisation läuft ab sofort im Hintergrund. Änderungen – egal ob lokal oder in der Cloud – werden automatisch übertragen.

Du musst nicht alle Bibliotheken auf jedes Gerät synchronisieren:

• Aktive Projektbibliotheken: vollständig synchronisieren für schnellen lokalen Zugriff
• Archiv-Bibliotheken (alte Projekte, große Medienarchive): nur über die Weboberfläche zugreifen, nicht lokal synchronisieren
• Sensible Bibliotheken (Personal, Buchhaltung): nur auf den Geräten synchronisieren, wo sie gebraucht werden

Speicherplatz sparen auf Laptops

Synchronisiere auf Laptops mit begrenztem Speicher nur die Bibliotheken, an denen du aktiv arbeitest. Alle anderen Bibliotheken bleiben in der Cloud verfügbar und können jederzeit über die Weboberfläche eingesehen oder bei Bedarf nachträglich synchronisiert werden.

SeaDrive für Zugriff ohne lokale Kopie

Neben dem normalen Seafile-Client gibt es auch SeaDrive – ein virtuelles Laufwerk, das alle Bibliotheken als Netzlaufwerk einbindet, ohne Dateien lokal zu speichern. Dateien werden erst beim Öffnen heruntergeladen. Ideal für Rechner mit wenig Speicherplatz oder wenn du viele Bibliotheken hast, aber nur gelegentlich auf bestimmte Dateien zugreifen musst.

Wenn zwei Personen dieselbe Datei gleichzeitig offline bearbeiten und die Änderungen synchronisiert werden, erstellt Seafile automatisch eine Konfliktkopie (z. B. Dateiname (Konflikt von Max Mustermann 2026-02-21).docx). Keine Daten gehen verloren – du kannst die Versionen manuell zusammenführen.

Konflikte vermeiden

Nutze für Dateien, an denen mehrere Personen gleichzeitig arbeiten, die Collabora-Online-Bearbeitung im Browser statt der lokalen Bearbeitung über den Sync-Client. So werden Änderungen in Echtzeit zusammengeführt und Konflikte entstehen gar nicht erst.

Die Seafile-App gibt es für iOS und Android. Nach dem Login mit Serveradresse und Zugangsdaten:

• Dateien anzeigen und herunterladen – auch Office-Dokumente können direkt geöffnet werden
• Fotos automatisch hochladen – aktiviere das Kamera-Backup, um Fotos vom Smartphone automatisch in eine Bibliothek zu sichern
• Dateien offline verfügbar machen – markiere wichtige Dateien mit einem Stern, um sie auch ohne Internetverbindung öffnen zu können
• Dateien teilen – Freigabelinks direkt vom Smartphone erstellen und versenden
• Dateien hochladen – Fotos, Scans oder Dokumente direkt vom Smartphone in die richtige Bibliothek hochladen

Kamera-Backup für Vereine und Außendienst

Das automatische Kamera-Backup ist besonders nützlich für Vereine (Event-Fotos landen automatisch in Seafile) und für Außendienst-Mitarbeitende (Fotos von Baustellen, Lieferscheinen, Kundenbesuchen werden sofort gesichert und sind im Büro verfügbar).

Als Admin unter Systemverwaltung → Benutzer:

1. “Benutzer hinzufügen” klicken
2. E-Mail-Adresse und Passwort vergeben
3. Der Nutzer erhält eine Einladungs-E-Mail

Alternativ kannst du über “Einladung senden” eine E-Mail-Einladung versenden – der Eingeladene legt selbst ein Passwort fest.

Benutzernamen-Konvention

Seafile nutzt die E-Mail-Adresse als Benutzername. Falls du Seafile Corporate & SSO (Single-Sign-On) über Authentik nutzt, melden sich Benutzer mit ihrem zentralen Konto an und müssen nicht separat in Seafile angelegt werden. Melde dich zur Einrichtung von SSO einfach bei unserem Support.

1. Bibliothek öffnen → oben rechts “Teilen” klicken
2. Benutzername oder Gruppe eingeben
3. Berechtigung auswählen:
   • Lesen – nur herunterladen
   • Lesen & Schreiben – hochladen, bearbeiten, löschen

Empfohlen für Teams: Gruppe anlegen (z. B. “Buchhaltung”), alle Mitglieder hinzufügen, dann die Bibliothek mit der Gruppe teilen. Neue Gruppenmitglieder erhalten automatisch Zugang.

Für Kunden, Partner oder Lieferanten:

1. Rechtsklick auf eine Bibliothek oder einen Ordner → “Freigabe-Link”
2. Optional: Passwort und Ablaufdatum setzen
3. Link per E-Mail versenden

Du kannst zwischen Lese-Links (nur Download) und Upload-Links unterscheiden – mit Upload-Links können externe Personen Dateien einliefern, ohne die vorhandenen Inhalte sehen zu können.

Upload-Links für Kundendaten

Upload-Links (auch “Drop-Links” genannt) sind ideal, wenn Kunden oder Lieferanten Dateien an dich liefern sollen: Du schickst ihnen den Link, sie laden hoch – fertig. Sie sehen nicht, was andere hochgeladen haben. Kein FTP, kein E-Mail-Anhang, keine Größenbeschränkung.

Seafile bietet eine einzigartige Funktion: verschlüsselte Bibliotheken. Der Verschlüsselungsschlüssel liegt ausschließlich beim Nutzer – nicht auf dem Server.

So funktioniert es:

1. Neue Bibliothek anlegen → “Verschlüsselung aktivieren” → Passwort vergeben
2. Alle Dateien werden vor dem Upload auf dem Client verschlüsselt
3. Selbst der Server-Admin kann die Inhalte nicht lesen

Geeignet für:

• Personaldaten (Arbeitsverträge, Gehaltsinformationen)
• Besonders sensible Kundendaten
• Dokumente mit gesetzlichen Vertraulichkeitspflichten (Anwälte, Steuerberater)
• Vorstandsunterlagen im Verein (z. B. Finanzberichte, interne Beschlüsse)

Wichtig: Passwort nicht verlieren

Das Verschlüsselungspasswort kann nicht zurückgesetzt werden. Wenn du es vergisst, sind die Daten nicht mehr zugänglich – auch nicht durch unseren Support. Bewahre das Passwort sicher auf – z. B. in Vaultwarden.

Einschränkung: Keine Online-Bearbeitung in verschlüsselten Bibliotheken

In clientseitig verschlüsselten Bibliotheken ist die Online-Bearbeitung mit Collabora Online nicht möglich, da der Server die Dateien nicht entschlüsseln kann. Dateien aus verschlüsselten Bibliotheken können nur über den Desktop-Client oder die mobile App geöffnet und lokal bearbeitet werden.

Seafile behält standardmäßig frühere Versionen von Dateien:

• Versionshistorie: Rechtsklick auf eine Datei → “Versionshistorie” – ältere Versionen anzeigen und wiederherstellen
• Papierkorb: Gelöschte Dateien können aus dem Papierkorb wiederhergestellt werden
• Die Aufbewahrungsdauer ist je nach Konfiguration 30 Tage oder länger

Versionierung als Sicherheitsnetz

Die Versionierung schützt vor versehentlichem Überschreiben und Datenverlust. Bevor du eine wichtige Datei grundlegend überarbeitest, musst du keine manuelle Kopie anlegen – Seafile hält automatisch die vorherige Version vor. Auch wenn ein Teammitglied versehentlich eine Datei löscht, ist sie über den Papierkorb wiederherstellbar.

Bibliotheks-Struktur für Freelancer

Halte es einfach: Eine Bibliothek pro Kunde (mit Unterordnern für Projekte, Rechnungen, Verträge), eine persönliche Arbeitsbibliothek und eine verschlüsselte Bibliothek für besonders sensible Daten. Archiviere abgeschlossene Projekte in eine separate “Archiv”-Bibliothek, die du nicht lokal synchronisierst.

Gruppen und Berechtigungen sauber aufsetzen

Erstelle Gruppen, die eure Teamstruktur abbilden (z. B. “Design”, “Projektmanagement”, “Buchhaltung”). Teile Bibliotheken immer mit Gruppen statt mit einzelnen Personen. Wenn jemand das Team verlässt oder die Abteilung wechselt, musst du nur die Gruppenzugehörigkeit anpassen – nicht jede einzelne Freigabe.

SSO mit Authentik

Ab dem Corporate-Paket kannst du Seafile mit Authentik für Single Sign-On verbinden. Deine Mitarbeitenden melden sich einmal an und haben Zugang zu allen angebundenen Diensten (z.B. Seafile, Mattermost, Paperless-ngx, …) – ohne separate Passwörter.

Einfache Bibliotheks-Struktur für Vereine

Vier Bibliotheken reichen für den Einstieg: Verein (Satzung, Protokolle, Vorlagen – für alle Mitglieder lesbar), Vorstand (interne Dokumente – nur Vorstand), Veranstaltungen (Planung, Fotos, Material – je nach Event geteilt), Finanzen (verschlüsselt – nur Kassenwart und Vorstand). Mit der Zeit kannst du bei Bedarf weitere Bibliotheken ergänzen.

Fotos von Vereinsevents sammeln und teilen

Vor dem Event: Erstelle einen Ordner “Fotos” in der Veranstaltungsbibliothek und generiere einen Upload-Link. Drucke den Link als QR-Code auf Plakate oder teile ihn per Messenger. Nach dem Event: Sortiere die Fotos und erstelle einen Lese-Link zum fertigen Fotoordner, den du an alle Mitglieder verteilst.

Dateibenennungs-Konvention

Einigt euch im Team auf ein einheitliches Schema, z. B. JJJJ-MM-TT_Projektname_Dokumenttyp.docx. Das erleichtert die Suche und Sortierung enorm – besonders in Bibliotheken mit vielen Dateien. Beispiel: 2026-02-21_KundeA_Angebot-v2.docx.

Bibliotheken regelmäßig aufräumen

Plane einmal pro Quartal einen kurzen “Aufräum-Termin”: Archiviere abgeschlossene Projekte in eine Archiv-Bibliothek, lösche nicht mehr benötigte Freigabelinks und prüfe, ob die Gruppenberechtigungen noch aktuell sind.

Zwei-Faktor-Authentifizierung aktivieren

Unter Profil → Zwei-Faktor-Authentifizierung kannst du 2FA für dein Konto aktivieren. Besonders wichtig für Admin-Accounts und Benutzer mit Zugriff auf sensible Bibliotheken. Falls du Authentik für SSO nutzt, wird 2FA dort zentral konfiguriert.

Bewahre die Passwörter für verschlüsselte Bibliotheken und Freigabelinks sicher in Vaultwarden auf. So gehen keine Zugangsdaten verloren und du kannst sie bei Bedarf im Team teilen.

Ab dem Corporate-Paket lässt sich Seafile mit Authentik per OpenID Connect (OIDC) verbinden. Deine Benutzer melden sich dann mit einem einzigen Konto bei allen verbundenen Diensten an. Kontaktiere unseren Support für die Einrichtung.

Falls du Unterstützung bei der Einrichtung von Gruppen, verschlüsselten Bibliotheken, der Desktop-Synchronisation oder der Collabora-Online-Integration brauchst, erreichst du uns jederzeit unter support@server.camp. Wir helfen dir gerne!

Häufig gestellte Fragen zu Seafile findest du auch auf unserer Produktseite.