Erste Schritte

Du hast ein managed Mattermost bei server.camp bestellt – herzlichen Glückwunsch! Mattermost ist die datenschutzkonforme Alternative zu Slack und Microsoft Teams: Team-Messaging, Channels, Dateifreigabe, Calls und Integrationen – alles auf Infrastruktur in Deutschland. Diese Anleitung richtet sich an Freelancer, kleine bis mittlere Unternehmen und Vereine, die ihre interne Kommunikation strukturiert und unabhängig von US-Cloud-Diensten aufstellen wollen.

Kommunikation läuft in vielen Organisationen über eine Mischung aus E-Mail, WhatsApp und Telefonaten. Das hat Nachteile: Geschäftliches landet auf privaten Handys, wichtige Infos verschwinden in E-Mail-Threads, und neue Mitarbeitende haben keinen Überblick über vergangene Entscheidungen.

Mattermost schafft eine zentrale Kommunikationsplattform – DSGVO-konform auf Servern in Deutschland, nicht bei Slack in den USA oder Microsoft in irgendeinem Rechenzentrum.

Typische Einsatzszenarien:

• Teamkommunikation in strukturierten Channels statt endloser E-Mail-Ketten
• Projektkommunikation – ein Channel pro Projekt, alle Beteiligten auf dem Laufenden
• Schnelle Abstimmung – Direktnachrichten und Gruppenchats für kurze Rückfragen
• Sprachanrufe – direkt in Mattermost, inklusive Bildschirmfreigabe
• Technische Benachrichtigungen – Webhooks von Monitoring, CI/CD oder Shops direkt in Channels
• Boards (Kanban) – Aufgaben- und Projektmanagement direkt in Mattermost
• Vereinskommunikation – Arbeitsgruppen, Vorstand und Mitglieder in getrennten Channels

Mattermost verfügt über eine Art Mandantenebene, die sogenannten Teams. Ein Team ist eine Sammlung von Channels, Mitgliedern und Einstellungen. Innerhalb eines Teams kommunizierst du mit deinen Kolleg:innen oder Vereinsmitgliedern.In den meisten Fällen reicht ein einziges Team.

In einem Team gibt es verschiedene Möglichkeiten zu kommunizieren:

• Channel – ein thematischer Bereich innerhalb eines Teams (z. B. “Support”, “Projekt Website”). Channels können öffentlich oder privat sein.
• Gruppenchat – eine Unterhaltung mit 3–7 Personen, ohne dass dafür ein Channel angelegt werden muss. Ideal für schnelle Abstimmungen in kleiner Runde.
• Direktnachricht – eine 1:1-Unterhaltung zwischen zwei Personen.

Mattermost funktioniert im Browser, bietet aber auch native Apps für alle Plattformen. Installiere die Apps auf allen Geräten, die du nutzt – so verpasst du keine Nachrichten.

Download unter mattermost.com/apps:

• Windows – MSI-Installer oder Portable
• macOS – DMG oder über Homebrew (brew install --cask mattermost)
• Linux – AppImage, .deb oder .rpm

Beim ersten Start: Serveradresse eintragen (deine Mattermost-URL von server.camp) → Einloggen.

• iOS: App Store
• Android: Google Play

In der App: “Server hinzufügen” → deine Mattermost-URL eintragen → Einloggen.

Desktop-App statt Browser

Die Desktop-App bietet gegenüber dem Browser einige Vorteile: eigene Benachrichtigungen (unabhängig vom Browser), Unterstützung für mehrere Server, und sie geht nicht im Tab-Chaos unter. Für den täglichen Einsatz empfehlen wir die Desktop-App.

Unter Hauptmenü → Mitglieder einladen → Einladungslink kannst du einen Link generieren und an dein Team schicken. Wer den Link öffnet, kann sich selbst registrieren.

Unter Hauptmenü → Mitglieder einladen → Per E-Mail einladen kannst du E-Mail-Adressen eintragen. Die Eingeladenen erhalten eine E-Mail mit einem Registrierungslink.

System-Admin sparsam vergeben

System-Admins sehen alle Channels (auch private) und können alle Einstellungen ändern. Vergib diese Rolle nur an Personen, die für die technische Administration verantwortlich sind – in der Regel 1–2 Personen.

Jedes Teammitglied kann öffentliche Channels sehen, ihnen beitreten und die gesamte Nachrichtenhistorie lesen. Ideal für Themen, bei denen Transparenz gewünscht ist.

Nur eingeladene Mitglieder sehen private Channels. Sie tauchen für andere nicht in der Channel-Liste auf. Ideal für vertrauliche Themen.

Im Zweifel öffentlich

Öffentliche Channels fördern Transparenz und machen Wissen zugänglich. Nutze private Channels nur, wenn es einen echten Grund für Vertraulichkeit gibt. Neue Mitarbeitende oder Vereinsmitglieder profitieren enorm davon, vergangene Diskussionen nachlesen zu können.

Abgeschlossene Projekte oder nicht mehr benötigte Channels solltest du archivieren statt löschen. Archivierte Channels bleiben durchsuchbar, tauchen aber nicht mehr in der aktiven Channel-Liste auf. Du findest sie unter “Mehr…” → “Archiviert” und kannst sie bei Bedarf wiederherstellen.

Channel-Liste klein halten

Starte mit 5–8 Channels und erweitere bei Bedarf. Zu viele Channels von Anfang an führen dazu, dass niemand weiß, wo was hingehört. Lieber organisch wachsen lassen.

@channel und @all sparsam nutzen

@channel und @all benachrichtigen jeden im Channel – auch wer gerade in einem Meeting sitzt oder Feierabend hat. Nutze diese Erwähnungen nur für wirklich wichtige Ankündigungen. Für weniger dringende Nachrichten reicht eine normale Nachricht ohne @-Erwähnung.

Antworte auf eine Nachricht in einem Thread statt direkt im Channel: Klicke auf das Antwort-Symbol einer Nachricht. Das hält die Channel-Ansicht übersichtlich und bündelt zusammengehörige Diskussionen.

In der Seitenleiste findest du unter “Threads” eine Übersicht aller Threads, an denen du beteiligt bist – so verpasst du keine Antwort.

Mattermost unterstützt Markdown:

Klicke auf das Smiley-Symbol an einer Nachricht, um mit einem Emoji zu reagieren. Schnelle Reaktionen wie 👍, ✅ oder 👀 ersetzen oft eine vollständige Antwort und halten den Channel sauber.

Tipp: Vereinbare im Team Konventionen, z. B. 👀 = “Habe ich gelesen”, ✅ = “Erledigt”, 👍 = “Einverstanden”.

Raktionen für Umfragen nutzen

Kleine Umfragen (z.B. zur Terminfindung) kannst du einfach mit Reaktionen durchführen: Poste die Frage und füge die möglichen Antworten als Emojis (z.B. beliebige Emojis oder auch 1️⃣, 2️⃣, 3️⃣, …) hinzu. Teammitglieder reagieren dann mit dem passenden Emoji – so siehst du auf einen Blick die Präferenzen.

• Anheften: Wichtige Nachrichten können in einem Channel angeheftet werden (Pin) – ideal für Links, Entscheidungen oder wiederkehrende Infos. Angeheftete Nachrichten findest du über das Pin-Symbol im Channel-Header.
• Lesezeichen: Speichere Nachrichten als persönliches Lesezeichen, um sie später wiederzufinden.

Du kannst Dateien direkt in Channels hochladen (Drag-and-Drop oder per Büroklammer-Symbol). Mattermost zeigt Bilder und PDFs direkt in der Konversation als Vorschau an.

Mattermost für Kommunikation, Cloud-Speicher für Ablage

Mattermost eignet sich hervorragend für den schnellen Austausch von Dateien im Kontext einer Unterhaltung. Für die dauerhafte, strukturierte Ablage empfehlen wir Nextcloud oder Seafile. Teile in Mattermost einfach einen Link auf die Datei im Cloud-Speicher – so liegt die Datei an einem Ort und ist im Chat referenziert.

Mattermost bietet integrierte Sprachanrufe (Mattermost Calls) – direkt im Channel oder in einer Direktnachricht, ohne externes Tool.

1. Klicke im Channel-Header oder in einer Direktnachricht auf das Telefon-Symbol
2. Andere Teilnehmer sehen eine Benachrichtigung und können beitreten
3. Während des Calls: Bildschirmfreigabe für Präsentationen oder gemeinsames Arbeiten

Calls für schnelle Abstimmungen nutzen

Für kurze Rückfragen oder Abstimmungen ist der integrierte Call ideal, da er direkt ohne Wechsel auf eine andere Plattform funktioniert. Einfach anrufen, klären, auflegen. Für längere Meetings oder Videokonferenzen empfehlen wir jedoch spezialisierte Tools wie Jitsi Meet oder BigBlueButton.

Über das Plugin Focalboard (Mattermost Boards) steht ein integriertes Kanban-Board zur Verfügung. Damit kannst du Aufgaben direkt in Mattermost verwalten – ohne ein separates Projektmanagement-Tool.

1. In der linken Seitenleiste auf “Boards” klicken
2. “Neues Board erstellen” oder eine Vorlage wählen (z. B. Projektplanung, Sprint, To-Do-Liste)
3. Aufgaben (Karten) erstellen, Spalten definieren (z. B. “To Do”, “In Arbeit”, “Erledigt”)
4. Karten können Verantwortliche, Fälligkeitsdaten, Beschreibungen und Kommentare haben

Focalboard als Plugin installieren

Focalboard ist nicht standardmäßig installiert, kann aber als Plugin hinzugefügt werden. Lade das Plugin von der Community-Seite herunter und installiere es unter System Console → Plugins → Plugin Management.

Damit Mattermost nicht zum Ablenkungswerkzeug wird, sollte jeder Nutzer seine Benachrichtigungen sinnvoll konfigurieren.

Unter Profileinstellungen → Benachrichtigungen:

Unter Profileinstellungen → Benachrichtigungen → Nicht stören kannst du automatische Ruhezeiten definieren – z.B. von 18:00 bis 08:00 Uhr und am Wochenende. In dieser Zeit werden keine Push-Benachrichtigungen gesendet.

Du kannst einzelne Channels stummschalten, ohne sie zu verlassen: Rechtsklick auf den Channel → Benachrichtigungseinstellungen → Stummschalten. Ideal für Channels, die du gelegentlich lesen, aber nicht bei jeder Nachricht benachrichtigt werden willst (z. B. zufaellig oder monitoring).

Einer der größten Vorteile von Mattermost ist die Integrationstiefe über Webhooks und die REST-API.

Unter Integrationen → Eingehende Webhooks kannst du eine URL erstellen, über die externe Systeme Nachrichten in einen Mattermost-Channel posten können.

Typische Integrationen:

Mattermost unterstützt Slash-Commands – Befehle, die mit / beginnen und direkt im Chat eingegeben werden:

Alle Slash-Commands anzeigen

Gibst du einfach nur “/” in einem Channel ein, zeigt Mattermost eine Liste aller verfügbaren Slash-Commands an – inklusive derjenigen, die durch Plugins hinzugefügt wurden. So kannst du schnell sehen, welche Befehle dir zur Verfügung stehen.

Über ausgehende Webhooks kann Mattermost bei bestimmten Schlüsselwörtern in Channels automatisch einen HTTP-Request an ein externes System senden – z. B. an Node-RED für komplexe Automatisierungen.

Mattermost bietet eine leistungsfähige Volltextsuche über alle Nachrichten, Channels und Dateien:

• Klicke auf das Lupen-Symbol oder nutze Strg+F / Cmd+F
• Suche nach Stichwörtern, Personen oder Dateinamen
• Suchmodifikatoren für präzise Ergebnisse:
  • from:max.mustermann – Nachrichten von einer bestimmten Person
  • in:vertrieb – Nachrichten in einem bestimmten Channel / Chat
  • before:2026-02-01 / after:2026-01-15 – Nachrichten in einem Zeitraum
  • ext:pdf – Dateien mit bestimmter Endung

Suche als Wissensspeicher nutzen

Einer der größten Vorteile gegenüber WhatsApp und Telefonaten: Alles, was in Mattermost geschrieben wird, ist durchsuchbar. Wenn du eine Entscheidung, einen Link oder eine Vereinbarung suchst – die Suche findet es. Das funktioniert aber nur, wenn wichtige Abstimmungen auch schriftlich in Channels stattfinden und nicht nur mündlich am Telefon.

Jeder Nutzer kann seinen Status setzen, um dem Team mitzuteilen, was er gerade tut:

• Online (grüner Punkt) – aktiv
• Abwesend (gelber Punkt) – kurz weg
• Nicht stören (roter Punkt) – keine Benachrichtigungen
• Offline (grauer Punkt) – nicht eingeloggt

Zusätzlich kannst du einen benutzerdefinierten Status mit Emoji und Text setzen (z. B. “🏖️ Urlaub bis 03.03.” oder “📞 Im Kundengespräch”). Das reduziert Rückfragen und signalisiert dem Team, wann du erreichbar bist.

Tipp für Freelancer: Nutze Mattermost auch als persönliches Wissensarchiv. Erstelle einen privaten Channel “Notizen” nur für dich selbst – dort sammelst du Links, Ideen und Schnipsel, die du über die Suche jederzeit wiederfindest.

Onboarding-Tipp: Erstelle einen Channel onboarding mit angehefteten Nachrichten: Links zur Doku, wichtige Kontakte, Software-Zugänge, Konventionen. Jeder neue Mitarbeitende tritt diesem Channel bei und findet alles an einem Ort.

Tipp für Vereine: Mattermost eignet sich hervorragend als WhatsApp-Ersatz für die Vereinskommunikation. Im Gegensatz zu WhatsApp liegt die Kommunikation auf eurem eigenen Server, es werden keine privaten Telefonnummern geteilt, und neue Mitglieder können die bisherige Kommunikation nachlesen. Die mobile App funktioniert genauso unkompliziert wie ein Messenger.

Verbinde Uptime Kuma per Webhook mit einem #monitoring-Channel. Bei einem Ausfall sieht das gesamte Team sofort die Nachricht – mit Monitornamen, Status und Zeitpunkt.

Lasse Zammad per Webhook Ticket-Updates in einen #support-Channel posten. So bleibt das Support-Team auch dann informiert, wenn es nicht dauerhaft in Zammad eingeloggt ist.

Teile Links zu Dateien in Nextcloud oder Seafile direkt in Mattermost-Channels. So liegt die Datei strukturiert im Cloud-Speicher und ist im Chat referenziert – kein Dateichaos durch mehrfache Uploads.

Lasse Paperless-ngx bei neuen Dokumenten eine Benachrichtigung in einen Mattermost-Channel senden – z. B. #buchhaltung, wenn eine neue Rechnung eingescannt wurde.

Speichere die Zugangsdaten für Mattermost und alle anderen Dienste zentral in Vaultwarden. So hat jeder im Team die richtigen Zugangsdaten griffbereit.

Jeder Nutzer kann unter Profileinstellungen → Sicherheit → Multi-Faktor-Authentifizierung TOTP-basierte 2FA aktivieren. Empfohlen für alle Nutzer, Pflicht für Admins.

Unter Profileinstellungen → Sicherheit → Aktive Sitzungen siehst du alle eingeloggten Geräte und kannst einzelne Sitzungen beenden – nützlich, wenn ein Gerät verloren geht.

Falls du Unterstützung beim Einrichten von Channels, Integrationen, Boards oder der App-Konfiguration brauchst, erreichst du uns jederzeit unter support@server.camp. Wir helfen dir gerne!

Häufig gestellte Fragen zu Mattermost findest du auch auf unserer Produktseite.