Dokumentenimport per WebDAV

Wir bieten Paperless-ngx zusammen mit einem WebDAV-Server an, sodass du mit einem kompatiblen WebDAV-Client oder Scanner neue Dokumente in Paperless-ngx hochladen kannst. Dafür musst du im Dashboard bei deiner Paperless-ngx-Instanz in die Einstellungen gehen (Zahnrad-Symbol) und dort WebDAV aktivieren sowie ein sicheres WebDAV-Passwort festlegen. In deinem Scanner oder WebDAV-Client kannst du anschließend folgende Einstellungen hinterlegen:

• WebDAV-URL: [Deine Paperless-ngx URL]/webdav/, also z.B. https://paperless-ngx-demo.srv.camp/webdav/
• Benutzername: paperless
• Passwort: dein bei der Paperless-ngx-Instanz gewähltes Passwort

Viele moderne Scanner unterstützen den direkten Upload von gescannten Dokumenten über WebDAV. In der Regel findest du die WebDAV-Einstellungen im Menüpunkt für Netzwerk- oder Cloud-Dienste deines Scanners. Trage dort die oben genannten WebDAV-Zugangsdaten ein, um Dokumente direkt in Paperless-ngx zu scannen und hochzuladen. Im Folgenden beschreiben wir dir das Vorgehen anhand des EPSON ES-580W:

1. Verbinde dich im Browser mit dem Scanner: Gib die IP-Adresse deines Scanners in die Adresszeile deines Webbrowsers ein, um auf die Weboberfläche des Scanners zuzugreifen. Die IP-Adresse des Scanners kannst du (nach erfolgreichem Setup) zum Beispiel am Scanner selbst unter “Einstellungen” -> Netzwerkeinstellungen" -> “Netzwerkstatus” -> “Wi-Fi Status” ablesen.
2. Melde dich an: Klicke rechts oben auf “Administratoranmeldung” und gib den Benutzernamen und das Passwort ein, um dich am Scanner anzumelden. Standardmäßig ist der Benutzername “admin” und das Passwort auf einem Sticker auf der Rückseite des Scanners zu finden.
3. Zertifikat importieren: Leider unterstützen einige Scanner keine SSL-Zertifikate von Let’s Encrypt. Daher musst du das Zertifikat deiner Paperless-ngx-Instanz manuell in den Scanner importieren. Gehe dazu in der Weboberfläche des Scanners auf “Netzwerksicherheit” -> “CA-Zertifikat” und importiere die Zertifikate ISRG Root X1 und ISRG Root X2 von Let’s Encrypt.

   

4. Netzwerk neu starten: Nachdem du die Zertifikate importiert hast, starte das Netzwerk des Scanners neu, damit die Änderungen wirksam werden. Hierzu kannst du direkt nach dem Import der beiden Zertifikate unten auf “Netzwerk neu starten” klicken oder den Scanner neu starten.
5. Datum und Zeitzone einstellen: Gehe in der Weboberfläche des Scanners auf “Geräteverwaltung” -> “Datum und Uhrzeit” und stelle unter “Datum und Zeit” bzw. “Zeitdifferenz” sicher, dass Datum, Uhrzeit und Zeitzone korrekt eingestellt sind. Per Klick auf “Daten abrufen” synchronisiert sich der Scanner mit deinem Browser. Speichere jeweils die Einstellungen per Klick auf “OK”.
6. WebDAV-Ziel als Kontakt hinzufügen: Gehe in der Weboberfläche des Scanners auf “Scan” -> “Kontakte” und wähle einen freien Kontakt, um ein neues WebDAV-Ziel zu erstellen. Per Klick auf “Bearbeiten” kannst du dem Kontakt einen Namen geben (z.B. “Paperless-ngx”) und als Zieltyp “SharePoint(WebDAV)” auswählen. Trage anschließend die oben genannten WebDAV-Zugangsdaten ein:
   • Zu Häufig verwendet zuf.: “Ein”, um den Kontakt direkt auf dem Display des Scanners auswählen zu können.
   • Sichere Verbindung: “HTTPS” auswählen
   • Speichern unter: [Deine Paperless-ngx URL]/webdav/, also z.B. paperless-ngx-demo.srv.camp/webdav/
   • Benutzername: paperless
   • Passwort: dein bei der Paperless-ngx-Instanz gewähltes Passwort
   • Zertifikatsvalidierung: “Aktivieren”
   • Proxy-Server: je nach Netzwerkumgebung ggf. konfigurieren, üblicherweise aber “Nicht verwenden”.

     

7. Einstellungen speichern und testen: Speichere die Einstellungen per Klick auf “Übernehmen”. Nun kannst du an deinem Scanner Dokumente scannen und direkt in Paperless-ngx hochladen, indem du den zuvor erstellten WebDAV-Kontakt auswählst.

Um über den macOS Finder Dateien in Paperless-ngx einzufügen, muss der WebDAV-Share einmalig eingerichtet werden. Öffne hierzu den Finder und wähle im Menü “Gehe zu” > “Mit Server verbinden”. Gib dort die WebDAV-URL deiner Paperless-ngx-Instanz ein, also z.B. https://paperless-ngx-demo.srv.camp/webdav/, und klicke auf “Verbinden”. Gib anschließend den Benutzernamen paperless und dein bei der Paperless-ngx-Instanz gewähltes Passwort ein, um Zugriff zu erhalten. Nun kannst du auch direkt aus dem Finder Dokumente in Paperless-ngx hochladen.

Die Konfiguration des WebDAV-Zugriffs über den Windows Explorer funktioniert am zuverlässigsten über die Powershell. Öffne dazu die Powershell und gib folgenden Befehl ein, wobei du X: durch den gewünschten Laufwerksbuchstaben, INSTANZ durch die Adresse deines Paperless-ngx und PASSWORD durch dein bei der Paperless-ngx-Instanz gewähltes Passwort ersetzt:

net use X: https://INSTANZ.srv.camp/webdav/ /user:paperless 'PASSWORD' /persistent:yes

Beispiel:

net use X: https://paperless-ngx-demo.srv.camp/webdav/ /user:paperless 'g3heimes!Passw0rt' /persistent:yes

Nun wird dir der Eingangs-Ordner von Paperless als Netzwerklaufwerk angezeigt und du kannst direkt aus dem Windows Explorer Dokumente in Paperless-ngx hochladen.

Wichtig bei der Verwendung von WebDAV-Import und -Backup unter Windows

Bei der Nutzung von WebDAV-Import und WebDAV-Backup unter Windows kann es zu Problemen kommen, wenn die Anmeldeinformationen durch Windows gespeichert werden. Hier funktioniert der Zugriff auf den WebDAV-Server nur, wenn das Passwort für den Import und den Export identisch sind. Andernfalls kann es zu Authentifizierungsfehlern kommen. Stelle daher sicher, dass du für beide Zugänge dasselbe Passwort verwendest.