Erste Schritte

28. Juni 2026 Feedback zu dieser Seite

Du hast ein managed BookStack bei server.camp bestellt – herzlichen Glückwunsch! BookStack ist eine einfache, übersichtliche Wissensdatenbank für dein Unternehmen. Prozesse, Anleitungen, Onboarding-Dokumente und internes Wissen an einem zentralen Ort – strukturiert, durchsuchbar und für das ganze Team zugänglich. Diese Anleitung richtet sich an Freelancer, Vereine und kleine bis mittlere Unternehmen, die aufhören wollen, Wissen in Köpfen, E-Mails und Ordnern zu verstecken.

Warum eine Wissensdatenbank im Unternehmen?

In KMU steckt Unternehmenswissen oft in den Köpfen einzelner Mitarbeiter: Wie wird das Angebot erstellt? Wer ist der Ansprechpartner beim Lieferanten X? Wie funktioniert das Buchhaltungsprogramm? Wenn diese Person krank wird oder das Unternehmen verlässt, ist das Wissen weg.

BookStack macht internes Wissen explizit, durchsuchbar und für neue Teammitglieder zugänglich – ohne dass jemand alles persönlich weitergeben muss. Der besondere Vorteil von BookStack: die klare, vorgegebene Struktur. Statt eines unübersichtlichen Seiten-Wildwuchses führt dich BookStack zu einer aufgeräumten Ordnung aus Regalen, Büchern, Kapiteln und Seiten.

Typische Einsatzszenarien im KMU:

Onboarding-Dokumente für neue Mitarbeitende – alles Wichtige auf einen Blick
Prozessdokumentation – “Wie stellen wir eine Rechnung aus?”, “Wie läuft das Urlaubsverfahren?”
IT-Anleitungen – Schritt-für-Schritt-Anleitungen für häufige technische Aufgaben
Produktwissen – Spezifikationen, Handbücher, FAQs für den Vertrieb
Öffentliches Hilfe-Center – ein FAQ oder Help-Center für deine Kunden
Sicherheitsrichtlinien – DSGVO-Dokumentation, IT-Security-Policies, Notfallpläne

Grundkonzept: Regale, Bücher, Kapitel, Seiten

BookStack organisiert Inhalte in einer klaren, vierstufigen Hierarchie. Genau diese Ordnung macht BookStack so übersichtlich:

Seiten (Pages) – die eigentlichen Inhalte, z. B. eine Anleitung oder ein Prozess
Kapitel (Chapters) – optionale Gruppierung von Seiten innerhalb eines Buches
Bücher (Books) – sammeln zusammengehörige Seiten und Kapitel zu einem Thema
Regale (Shelves) – die oberste Ebene, gruppieren mehrere Bücher

📚 Regal: Onboarding
   📕 Buch: Erste Schritte für neue Mitarbeitende
      📑 Kapitel: Vor dem ersten Tag
         📄 Seite: Was du mitbringen solltest
      📑 Kapitel: Der erste Arbeitstag
         📄 Seite: IT-Ausstattung & Zugänge
         📄 Seite: Wichtige Tools im Überblick

Kapitel sind optional

Nicht jedes Buch braucht Kapitel. Bei kurzen Büchern kannst du Seiten auch direkt im Buch ablegen. Kapitel lohnen sich erst, wenn ein Buch viele Seiten umfasst und du sie thematisch gruppieren möchtest.

Erste Anmeldung

Nach der Bestellung erhältst du von uns eine E-Mail mit dem Link zu deiner BookStack-Instanz und den Zugangsdaten.

Der erste Account ist automatisch Administrator und kann alles verwalten.
Als E-Mail-Adresse ist deine E-Mail hinterlegt, der angezeigte Name lautet zunächst “Admin”.
Den Admin-Bereich erreichst du jederzeit über das Profilsymbol oben rechts → “Einstellungen”.

Profil und Name anpassen

Ändere als Erstes über dein Profil den angezeigten Namen von “Admin” auf deinen echten Namen. So sehen deine Kolleginnen und Kollegen später, wer welche Seite erstellt oder bearbeitet hat.

Branding: BookStack zu deinem Wiki machen

BookStack lässt sich an dein Unternehmen anpassen. Unter Einstellungen → Anpassung (“Customization”) kannst du unter anderem festlegen:

Anwendungsname – der Name deiner Wissensdatenbank
Logo – am besten als PNG mit transparentem Hintergrund
Primärfarbe – passend zu deinem Corporate Design
Dark-Mode-Standard – ob neue Nutzer hell oder dunkel starten
Eigene Kopf- und Fußzeile – z. B. für Links oder rechtliche Hinweise

Empfohlene Struktur für KMU

Ein bewährter Aufbau für den Start:

📚 Allgemein
   📕 Willkommen & Organisation
   📕 Ansprechpartner & Notfallkontakte

📚 Onboarding
   📕 Erste Schritte für neue Mitarbeitende
   📕 Tools & Zugänge

📚 Prozesse
   📕 Buchhaltung (Rechnungsstellung, Belegerfassung)
   📕 Personal (Urlaubsantrag, Krankmeldung)
   📕 Vertrieb (Angebotserstellung, CRM-Workflow)

📚 IT & Technik
   📕 Anleitungen (VPN, Passwort-Manager, Drucker)

📚 Kunden
   📕 Öffentliches Hilfe-Center / FAQ

Tipp zur Strukturplanung

Überlege vor dem Einrichten, welche Hauptbereiche dein Wiki haben soll. Eine Struktur mit wenigen, klar benannten Regalen ist einfacher zu pflegen als viele kleine. Beginne lieber einfach und erweitere bei Bedarf.

Erstes Buch und erste Seite erstellen

Lege zuerst ein Regal an (z. B. “Onboarding”)
Erstelle innerhalb des Regals ein Buch (z. B. “Erste Schritte für neue Mitarbeitende”)
Klicke im Buch auf “Neue Seite”
Vergib einen aussagekräftigen Titel
Schreibe deinen Inhalt im Editor und speichere die Seite

Der Editor: WYSIWYG oder Markdown

BookStack bietet dir zwei Arten, Inhalte zu schreiben:

Editor	Für wen	Vorteile
WYSIWYG	Alle Mitarbeitende, keine Markdown-Kenntnisse	Komfortabel, vertraut wie ein Texteditor
Markdown	Entwickler, technische Nutzer	Schnell, konsistente Formatierung

Beide Editoren bieten zusätzlich praktische Funktionen:

draw.io-Diagramme – ein vollwertiger Diagramm-Editor ist direkt integriert
Bilder und Anhänge – direkt in Seiten einbinden oder als Datei anhängen
Seiten-Vorlagen – wiederkehrende Strukturen als Vorlage speichern und wiederverwenden

Empfehlung für gemischte Teams

Lege für dein Team möglichst eine Editor-Methode fest – idealerweise den WYSIWYG-Editor. Wenn jeder einen anderen Editor nutzt, entstehen leicht Inkonsistenzen im Seitenformat. Der WYSIWYG-Editor ist für die meisten Nicht-Entwickler der zugänglichste Einstieg.

Wissen wiederfinden: Suche, Tags und Verlinkung

Je mehr Inhalte du sammelst, desto wichtiger wird das Wiederfinden. BookStack hilft dir dabei mit:

Volltextsuche – durchsucht alle Inhalte in Echtzeit
Tags – versieh Seiten mit Schlagworten und filtere danach
Querverlinkung – verknüpfe Seiten untereinander für mehr Kontext
Favoriten – markiere wichtige Seiten für schnellen Zugriff

Gute Titel sind die halbe Miete

Nutze aussagekräftige Seitentitel. Eine Seite “Rechnungsstellung: Schritt-für-Schritt-Anleitung” ist leichter zu finden als “Buchhaltung-final-v2”.

Versionierung und Kommentare

BookStack ist ein kollaboratives Werkzeug:

Revisionen – jede Änderung an einer Seite wird gespeichert; frühere Versionen kannst du jederzeit ansehen und wiederherstellen
Kommentare – Diskussionen und Rückfragen direkt unter einer Seite

So bleibt nachvollziehbar, wer wann was geändert hat – und nichts geht verloren.

Nutzer und Berechtigungen: Wer darf was?

BookStack lässt sich sehr granular steuern. Du legst genau fest, wer welche Inhalte sehen und bearbeiten darf.

Benutzer anlegen: Unter Einstellungen → Benutzer legst du neue Konten an und weist ihnen Rollen zu.

Rollen verwalten: Unter Einstellungen → Rollen definierst du Rollen mit feingranularen Rechten (z. B. nur lesen, Seiten erstellen, verwalten).

Berechtigungen pro Inhalt: Zusätzlich kannst du auf jeder Ebene – Regal, Buch, Kapitel oder Seite – individuelle Berechtigungen vergeben. So sieht z. B. die Buchhaltung ihr Buchhaltungs-Buch vollständig, während andere Teams nur die allgemeinen Inhalte sehen.

Registrierung ist standardmäßig deaktiviert

Standardmäßig können sich neue Nutzer nicht selbst registrieren – du legst Konten gezielt an. Über die Einstellungen deiner Instanz im Dashboard kannst du die offene Registrierung jederzeit aktivieren, optional mit E-Mail-Bestätigung und Beschränkung auf bestimmte E-Mail-Domains.

Single Sign-on (SSO)

Wenn du bereits ein zentrales Login in deinem Unternehmen nutzt, kannst du dieses mit BookStack verbinden. Unterstützt werden:

OpenID Connect (OIDC) und SAML 2.0
Social-Logins: Google, GitHub, GitLab, Microsoft/Azure und Okta

Bei OIDC und SAML 2.0 können Gruppen aus deinem Identity Provider automatisch auf BookStack-Rollen abgebildet werden. Wichtig: Die entsprechenden Rollen müssen vorher in BookStack angelegt sein.

Die Einrichtung von SSO kannst du selbst über die Instanz-Einstellungen im Dashboard vornehmen. Bei Fragen kannst du dich einfach beim Support melden. Wenn du noch keinen Identity Provider hast, empfehlen wir Authentik, ebenfalls als managed Dienst bei server.camp.

Sprache der Oberfläche

Die BookStack-Oberfläche ist standardmäßig auf Deutsch eingestellt. Du kannst die Sprache jederzeit umstellen – sowohl pro Nutzer (im eigenen Profil) als auch systemweit als Standard für alle.

Inhalte exportieren

Du bist nie an BookStack gebunden: Einzelne Seiten und ganze Bücher kannst du jederzeit exportieren – ganz ohne Zusatz-Tools:

PDF – ideal zum Versenden oder Drucken
HTML – für die Weiterverwendung im Web
Markdown – für die Übernahme in andere Systeme
Klartext – für maximale Kompatibilität
ZIP – ein portables Komplettpaket inklusive Bildern und Anhängen, das sich auch wieder in eine andere BookStack-Instanz importieren lässt

Soll dein Wiki öffentlich auffindbar sein?

Die Indexierung durch Suchmaschinen ist standardmäßig deaktiviert – sinnvoll für interne Wikis, die nicht bei Google auftauchen sollen. Möchtest du ein öffentliches Hilfe-Center betreiben, das auch über Suchmaschinen gefunden wird, aktivieren wir die Indexierung gerne für dich. Wende dich dafür an den Support.

Noch Fragen?

Falls du Unterstützung beim Einrichten der Struktur, der Berechtigungen oder der SSO-Anbindung brauchst, erreichst du uns jederzeit unter support@server.camp. Wir helfen dir gerne!

Eine ausführliche Referenz zu allen Funktionen findest du außerdem in der offiziellen BookStack-Dokumentation. Häufig gestellte Fragen beantworten wir auf unserer Produktseite von BookStack.