Erste Schritte

Du hast ein managed MostlyMatter bei server.camp bestellt – herzlichen Glückwunsch! MostlyMatter ist die datenschutzkonforme Alternative zu Slack und Microsoft Teams: Team-Messaging, Channels, Dateifreigabe, Anrufe und Integrationen – alles auf Infrastruktur in Deutschland. Diese Anleitung richtet sich an Freelancer, kleine bis mittlere Unternehmen und Vereine, die ihre interne Kommunikation strukturiert und unabhängig von US-Cloud-Diensten aufstellen wollen.

MostlyMatter basiert auf Mattermost

MostlyMatter ist ein Fork von Mattermost, gepflegt von Framasoft – einem gemeinnützigen Verein aus Frankreich –, der das Nutzerlimit der kostenlosen Mattermost-Team-Edition entfernt. Bei server.camp läuft dieser Fork als vollständig gemanagter Dienst. Bedienung und Funktionsumfang entsprechen Mattermost. Daher gelten für alle Detailfragen auch die offiziellen Mattermost-Anleitungen: docs.mattermost.com. Wo in dieser Anleitung von der Mattermost-Bedienoberfläche die Rede ist, gilt das genauso für MostlyMatter.

Kommunikation läuft in vielen Organisationen über eine Mischung aus E-Mail, WhatsApp und Telefonaten. Das hat Nachteile: Geschäftliches landet auf privaten Handys, wichtige Infos verschwinden in E-Mail-Threads, und neue Mitarbeitende haben keinen Überblick über vergangene Entscheidungen.

MostlyMatter schafft eine zentrale Kommunikationsplattform – DSGVO-konform auf Servern in Deutschland, nicht bei Slack in den USA oder Microsoft in irgendeinem Rechenzentrum.

Typische Einsatzszenarien:

• Teamkommunikation in strukturierten Channels statt endloser E-Mail-Ketten
• Projektkommunikation – ein Channel pro Projekt, alle Beteiligten auf dem Laufenden
• Schnelle Abstimmung – Direktnachrichten und Gruppenchats für kurze Rückfragen
• Sprachanrufe mit Bildschirmfreigabe – direkt in MostlyMatter, ohne externes Tool
• Technische Benachrichtigungen – Webhooks von GitLab und anderen Systemen direkt in Channels
• Boards (Kanban) – Aufgaben- und Projektmanagement direkt in MostlyMatter
• Vereinskommunikation – Arbeitsgruppen, Vorstand und Mitglieder in getrennten Channels

Nach deiner Bestellung erhältst du von server.camp eine E-Mail mit dem Link zu deiner MostlyMatter-Instanz und deinen Zugangsdaten. Öffne den Link und melde dich an.

Der erste Account ist automatisch der System-Administrator mit dem Benutzernamen admin. Die hinterlegte E-Mail-Adresse ist deine eigene. Mit diesem Account verwaltest du die gesamte Instanz.

Die zentrale Verwaltung erreichst du über das Menü oben links → “System-Konsole”. Dort konfigurierst du Branding, Registrierung und weitere instanzweite Einstellungen.

Admin-Zugangsdaten sicher aufbewahren

Der admin-Account hat Vollzugriff auf alle Teams, Channels und Einstellungen. Bewahre die Zugangsdaten sicher auf – am besten in einem Passwortmanager wie Vaultwarden – und aktiviere die Zwei-Faktor-Authentifizierung (siehe Abschnitt Sicherheit).

In der System-Konsole → Anpassung (“Customization”) kannst du deine Instanz an deine Organisation anpassen:

• Site-Name – der Name, der überall in der Oberfläche erscheint
• Beschreibung – ein kurzer Untertitel
• Eigene Texte für die Login-Seite – z. B. ein Begrüßungstext für dein Team

So fühlt sich MostlyMatter von Anfang an wie eure eigene Plattform an.

MostlyMatter verfügt über eine Art Mandantenebene, die sogenannten Teams. Ein Team ist eine Sammlung von Channels, Mitgliedern und Einstellungen. Innerhalb eines Teams kommunizierst du mit deinen Kolleg:innen oder Vereinsmitgliedern. In den meisten Fällen reicht ein einziges Team.

In einem Team gibt es verschiedene Möglichkeiten zu kommunizieren:

• Channel – ein thematischer Bereich innerhalb eines Teams (z. B. “Support”, “Projekt Website”). Channels können öffentlich oder privat sein. Über das Plus-Symbol legst du neue Channels an.
• Gruppenchat – eine Unterhaltung mit 3–7 Personen, ohne dass dafür ein Channel angelegt werden muss. Ideal für schnelle Abstimmungen in kleiner Runde.
• Direktnachricht – eine 1:1-Unterhaltung zwischen zwei Personen.

MostlyMatter funktioniert im Browser, lässt sich aber auch mit den Mattermost Desktop- und Mobile-Apps verbinden. Installiere die Apps auf allen Geräten, die du nutzt – so verpasst du keine Nachrichten.

Download unter mattermost.com/apps:

• Windows – MSI-Installer oder Portable
• macOS – DMG oder über Homebrew (brew install --cask mattermost)
• Linux – AppImage, .deb oder .rpm

Beim ersten Start: Serveradresse eintragen – das ist die URL deiner eigenen MostlyMatter-Instanz von server.camp → Einloggen.

• iOS: App Store
• Android: Google Play

In der App: “Server hinzufügen” → die URL deiner MostlyMatter-Instanz eintragen → Einloggen.

Desktop-App statt Browser

Die Desktop-App bietet gegenüber dem Browser einige Vorteile: eigene Benachrichtigungen (unabhängig vom Browser), Unterstützung für mehrere Server, und sie geht nicht im Tab-Chaos unter. Für den täglichen Einsatz empfehlen wir die Desktop-App.

Im Team-Menü → “Personen einladen” kannst du neue Mitglieder hinzufügen – wahlweise per E-Mail oder per Einladungslink.

Generiere einen Link und schicke ihn an dein Team. Wer den Link öffnet, kann sich selbst registrieren.

Trage E-Mail-Adressen ein. Die Eingeladenen erhalten eine E-Mail mit einem Registrierungslink.

In der System-Konsole legst du fest, ob die Selbstregistrierung überhaupt erlaubt ist und ob sie auf bestimmte E-Mail-Domains beschränkt wird (z. B. nur @dein-unternehmen.de).

Registrierung auf eure Domain beschränken

Wenn du die Selbstregistrierung erlaubst, beschränke sie in der System-Konsole am besten auf eure eigene(n) E-Mail-Domain(s). So können sich nur Personen aus deiner Organisation registrieren – und du musst nicht jede Person einzeln einladen.

System-Admin sparsam vergeben

System-Admins sehen alle Channels (auch private) und können alle Einstellungen ändern. Vergib diese Rolle nur an Personen, die für die technische Administration verantwortlich sind – in der Regel 1–2 Personen.

Jedes Teammitglied kann öffentliche Channels sehen, ihnen beitreten und die gesamte Nachrichtenhistorie lesen. Ideal für Themen, bei denen Transparenz gewünscht ist.

Nur eingeladene Mitglieder sehen private Channels. Sie tauchen für andere nicht in der Channel-Liste auf. Ideal für vertrauliche Themen.

Im Zweifel öffentlich

Öffentliche Channels fördern Transparenz und machen Wissen zugänglich. Nutze private Channels nur, wenn es einen echten Grund für Vertraulichkeit gibt. Neue Mitarbeitende oder Vereinsmitglieder profitieren enorm davon, vergangene Diskussionen nachlesen zu können.

Abgeschlossene Projekte oder nicht mehr benötigte Channels solltest du archivieren statt löschen. Archivierte Channels bleiben durchsuchbar, tauchen aber nicht mehr in der aktiven Channel-Liste auf. Du findest sie unter “Mehr…” → “Archiviert” und kannst sie bei Bedarf wiederherstellen.

Channel-Liste klein halten

Starte mit 5–8 Channels und erweitere bei Bedarf. Zu viele Channels von Anfang an führen dazu, dass niemand weiß, wo was hingehört. Lieber organisch wachsen lassen.

@channel und @all sparsam nutzen

@channel und @all benachrichtigen jeden im Channel – auch wer gerade in einem Meeting sitzt oder Feierabend hat. Nutze diese Erwähnungen nur für wirklich wichtige Ankündigungen. Für weniger dringende Nachrichten reicht eine normale Nachricht ohne @-Erwähnung.

Antworte auf eine Nachricht in einem Thread statt direkt im Channel: Klicke auf das Antwort-Symbol einer Nachricht. Das hält die Channel-Ansicht übersichtlich und bündelt zusammengehörige Diskussionen.

In der Seitenleiste findest du unter “Threads” eine Übersicht aller Threads, an denen du beteiligt bist – so verpasst du keine Antwort.

MostlyMatter unterstützt Markdown:

Klicke auf das Smiley-Symbol an einer Nachricht, um mit einem Emoji zu reagieren. Schnelle Reaktionen wie 👍, ✅ oder 👀 ersetzen oft eine vollständige Antwort und halten den Channel sauber.

Tipp: Vereinbare im Team Konventionen, z. B. 👀 = “Habe ich gelesen”, ✅ = “Erledigt”, 👍 = “Einverstanden”.

Reaktionen für Umfragen nutzen

Kleine Umfragen (z. B. zur Terminfindung) kannst du einfach mit Reaktionen durchführen: Poste die Frage und füge die möglichen Antworten als Emojis (z. B. 1️⃣, 2️⃣, 3️⃣, …) hinzu. Teammitglieder reagieren dann mit dem passenden Emoji – so siehst du auf einen Blick die Präferenzen.

• Anheften: Wichtige Nachrichten können in einem Channel angeheftet werden (Pin) – ideal für Links, Entscheidungen oder wiederkehrende Infos. Angeheftete Nachrichten findest du über das Pin-Symbol im Channel-Header.
• Lesezeichen: Speichere Nachrichten als persönliches Lesezeichen, um sie später wiederzufinden.

Du kannst Dateien direkt in Channels hochladen (Drag-and-Drop oder per Büroklammer-Symbol). MostlyMatter zeigt Bilder und PDFs direkt in der Konversation als Vorschau an.

MostlyMatter für Kommunikation, Cloud-Speicher für Ablage

MostlyMatter eignet sich hervorragend für den schnellen Austausch von Dateien im Kontext einer Unterhaltung. Für die dauerhafte, strukturierte Ablage empfehlen wir Nextcloud oder Seafile. Teile in MostlyMatter einfach einen Link auf die Datei im Cloud-Speicher – so liegt die Datei an einem Ort und ist im Chat referenziert.

MostlyMatter bietet integrierte Sprachanrufe mit Bildschirmfreigabe – direkt im Channel oder in einer Direktnachricht, ohne externes Tool und ohne Zusatzsoftware. (Eine Webcam-Videoübertragung ist nicht Teil der Anruf-Funktion; geteilt wird der Bildschirm.)

Anrufe sind bei server.camp bereits eingerichtet

Die integrierte Anruf-Funktion ist bei server.camp bereits vollständig eingerichtet – inklusive der nötigen Verbindungsserver (TURN), damit Anrufe auch hinter Firewalls zuverlässig funktionieren. Du musst nichts konfigurieren: einfach loslegen.

1. Klicke im Channel-Header oder in einer Direktnachricht auf das Telefon-Symbol
2. Andere Teilnehmer sehen eine Benachrichtigung und können beitreten
3. Während des Anrufs: Bildschirmfreigabe für Präsentationen oder gemeinsames Arbeiten

Anrufe für schnelle Abstimmungen nutzen

Für kurze Rückfragen oder Abstimmungen ist der integrierte Anruf ideal, da er direkt ohne Wechsel auf eine andere Plattform funktioniert. Einfach anrufen, klären, auflegen.

Über die Boards steht ein Kanban-Board zur Verfügung. Damit kannst du Aufgaben direkt in MostlyMatter verwalten – ohne ein separates Projektmanagement-Tool.

Boards befindet sich im Wartungsmodus

Das Boards-Plugin (Focalboard) wird von Mattermost nur noch im Wartungsmodus gepflegt (Sicherheits- und Fehlerbehebungen, keine neuen Funktionen) und ist in neueren Mattermost-Versionen nicht mehr standardmäßig aktiviert.

1. In der linken Seitenleiste auf “Boards” klicken
2. “Neues Board erstellen” oder eine Vorlage wählen (z. B. Projektplanung, Sprint, To-Do-Liste)
3. Aufgaben (Karten) erstellen, Spalten definieren (z. B. “To Do”, “In Arbeit”, “Erledigt”)
4. Karten können Verantwortliche, Fälligkeitsdaten, Beschreibungen und Kommentare haben

Damit MostlyMatter nicht zum Ablenkungswerkzeug wird, sollte jeder Nutzer seine Benachrichtigungen sinnvoll konfigurieren.

Unter Profileinstellungen → Benachrichtigungen:

Unter Profileinstellungen → Benachrichtigungen → Nicht stören kannst du automatische Ruhezeiten definieren – z. B. von 18:00 bis 08:00 Uhr und am Wochenende. In dieser Zeit werden keine Push-Benachrichtigungen gesendet.

Du kannst einzelne Channels stummschalten, ohne sie zu verlassen: Rechtsklick auf den Channel → Benachrichtigungseinstellungen → Stummschalten. Ideal für Channels, die du gelegentlich lesen, aber nicht bei jeder Nachricht benachrichtigt werden willst (z. B. zufaellig).

Einer der größten Vorteile von MostlyMatter ist die Integrationstiefe über Webhooks und Slash-Commands.

Unter Integrationen → Eingehende Webhooks kannst du eine URL erstellen, über die externe Systeme Nachrichten in einen MostlyMatter-Channel posten können.

Besonders praktisch: Lasse GitLab per Webhook über Commits, Merge Requests und Pipelines in einen Channel wie #entwicklung berichten. So sieht dein Team Code-Änderungen und Build-Status direkt im Chat, ohne ständig in GitLab nachzusehen.

MostlyMatter unterstützt Slash-Commands – Befehle, die mit / beginnen und direkt im Chat eingegeben werden:

Alle Slash-Commands anzeigen

Gibst du einfach nur “/” in einem Channel ein, zeigt MostlyMatter eine Liste aller verfügbaren Slash-Commands an. So kannst du schnell sehen, welche Befehle dir zur Verfügung stehen.

MostlyMatter bietet eine leistungsfähige Volltextsuche über alle Nachrichten, Channels und Dateien:

• Klicke auf das Lupen-Symbol oder nutze Strg+F / Cmd+F
• Suche nach Stichwörtern, Personen oder Dateinamen
• Suchmodifikatoren für präzise Ergebnisse:
  • from:max.mustermann – Nachrichten von einer bestimmten Person
  • in:vertrieb – Nachrichten in einem bestimmten Channel / Chat
  • before:2026-02-01 / after:2026-01-15 / on:2026-01-20 – Nachrichten in einem Zeitraum bzw. an einem Tag
• Für Dateien filterst du nach Dateityp über den Dateityp-Filter in der Suchoberfläche (z. B. nur PDFs oder nur Bilder)

Suche als Wissensspeicher nutzen

Einer der größten Vorteile gegenüber WhatsApp und Telefonaten: Alles, was in MostlyMatter geschrieben wird, ist durchsuchbar. Wenn du eine Entscheidung, einen Link oder eine Vereinbarung suchst – die Suche findet es. Das funktioniert aber nur, wenn wichtige Abstimmungen auch schriftlich in Channels stattfinden und nicht nur mündlich am Telefon.

MostlyMatter unterstützt derzeit kein Single Sign-On. Wir arbeiten da aber aktuell an etwas und werden hier bald Details ergänzen.

Jeder Nutzer kann seinen Status setzen, um dem Team mitzuteilen, was er gerade tut:

• Online (grüner Punkt) – aktiv
• Abwesend (gelber Punkt) – kurz weg
• Nicht stören (roter Punkt) – keine Benachrichtigungen
• Offline (grauer Punkt) – nicht eingeloggt

Zusätzlich kannst du einen benutzerdefinierten Status mit Emoji und Text setzen (z. B. “🏖️ Urlaub bis 03.03.” oder “📞 Im Kundengespräch”). Das reduziert Rückfragen und signalisiert dem Team, wann du erreichbar bist.

Tipp für Freelancer: Nutze MostlyMatter auch als persönliches Wissensarchiv. Erstelle einen privaten Channel “Notizen” nur für dich selbst – dort sammelst du Links, Ideen und Schnipsel, die du über die Suche jederzeit wiederfindest.

Onboarding-Tipp: Erstelle einen Channel onboarding mit angehefteten Nachrichten: Links zur Doku, wichtige Kontakte, Software-Zugänge, Konventionen. Jeder neue Mitarbeitende tritt diesem Channel bei und findet alles an einem Ort.

Tipp für Vereine: MostlyMatter eignet sich hervorragend als WhatsApp-Ersatz für die Vereinskommunikation. Im Gegensatz zu WhatsApp liegt die Kommunikation auf eurem eigenen Server, es werden keine privaten Telefonnummern geteilt, und neue Mitglieder können die bisherige Kommunikation nachlesen. Die mobile App funktioniert genauso unkompliziert wie ein Messenger.

Lasse GitLab per Webhook Benachrichtigungen zu Commits, Merge Requests und Pipelines in einen #entwicklung-Channel posten. So bleibt dein Entwicklungsteam ohne ständigen Blick in GitLab auf dem Laufenden.

Teile Links zu Dateien in Nextcloud oder Seafile direkt in MostlyMatter-Channels. So liegt die Datei strukturiert im Cloud-Speicher und ist im Chat referenziert – kein Dateichaos durch mehrfache Uploads.

Speichere die Zugangsdaten für MostlyMatter und alle anderen Dienste zentral in Vaultwarden. So hat jeder im Team die richtigen Zugangsdaten griffbereit.

Jeder Nutzer kann unter Profileinstellungen → Sicherheit → Multi-Faktor-Authentifizierung TOTP-basierte 2FA aktivieren. Empfohlen für alle Nutzer, Pflicht für Admins.

Unter Profileinstellungen → Sicherheit → Aktive Sitzungen siehst du alle eingeloggten Geräte und kannst einzelne Sitzungen beenden – nützlich, wenn ein Gerät verloren geht.

Falls du Unterstützung beim Einrichten von Channels, Integrationen, Boards oder der App-Konfiguration brauchst, erreichst du uns jederzeit unter support@server.camp oder über server.camp/support. Wir helfen dir gerne!

Da MostlyMatter auf Mattermost basiert, helfen dir für Detailfragen auch die offiziellen Mattermost-Anleitungen weiter. Häufig gestellte Fragen zu MostlyMatter findest du außerdem auf unserer Produktseite.